Avis 20217708 Séance du 27/01/2022

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 15 novembre 2021, à la suite du refus opposé par le maire du Castelet à sa demande de communication par courrier électronique, après occultation des identités bancaires des différents tiers, des écritures comptables relatives aux dépenses de fonctionnement pour les exercices 2019, 2020 et 2021, étant précisé que la commune exige, pour la communication de ces documents en version papier, une somme totale de 359,90€ sur la base d'un tarif de 1,18€ par page de format A4. La commission, qui a pris connaissance de la réponse du maire du Castelet, rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. La commission constate, en l'espèce, que la commune est tenue de matérialiser les documents sollicités afin d'occulter les mentions couvertes par l'un des secrets prévus aux articles L311-5 et L311-6 du même code. Elle émet, dès lors, un avis défavorable à leur communication au format électronique. S'agissant du montant exigé du demandeur, la commission rappelle qu’en vertu de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Enfin, la commission rappelle que l'absence de régie de recettes ne saurait faire obstacle à la délivrance de copies en application de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'administration n'étant pas tenue de facturer le montant de la reproduction des documents au demandeur. Il lui est toutefois loisible, en pareille hypothèse, d’émettre un titre exécutoire à l’encontre de ce dernier. Dans ces conditions, la commission émet un avis favorable à la communication à Monsieur X, des documents sollicités, au format papier, pour un montant qui ne saurait excéder celui de 0,18 euros la page en format A4, et prend note de l'intention exprimée par le maire du Castelet de satisfaire cette demande aux conditions ainsi énoncées.