Avis 20217181 Séance du 13/01/2022

Madame X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 24 novembre 2021, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Denis à sa demande de communication de l'ensemble des pièces contenues dans les dossiers de préemptions constitués depuis 1995, notamment les documents démontrant la destination (vente, location, mise à disposition X...) de chaque bien immobilier ayant été préempté ou ayant fait l'objet d'une tentative de préemption. En l'absence de réponse du maire de Saint-Denis à la date de sa séance, la commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l’administration ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, Recueil, p. 267). Par conséquent, lorsque la demande est trop imprécise pour permettre à l'administration, compte tenu des moyens dont elle dispose, d'identifier les documents souhaités, elle est en droit d'indiquer au demandeur que sa demande excède les limites fixées au droit d'accès prévu par le code précité et l'inviter, s’il le souhaite, à préciser la nature et l’objet de ces documents en lui adressant une nouvelle demande. La Commission relève en l'espèce, compte tenu des éléments d'information portés à sa connaissance que la demande vise des dossiers de préemption qui ont été initiés par la commune de Saint-Denis depuis 1995. Bien que susceptible de concerner un volume important de pièces, elle estime que cette demande, qui fixe une borne temporelle précise, indique l'autorité détentrice concernée et identifie avec suffisamment de précision les documents sollicités, est suffisamment précise. La Commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. La Commission estime que les documents sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande, soit en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, soit en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve, dans cette hypothèse, de l'occultation préalable des mentions protégées par l'article L311-6 du même code, en particulier le secret de la vie privée et le secret des affaires. La Commission émet donc, sous cette dernière réserve, un avis favorable à la demande. La Commission précise enfin que si le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication, l’administration est en revanche fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission ajoute, enfin, que les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur, mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies.