Avis 20216984 Séance du 13/01/2022

Monsieur X, pour X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 12 novembre 2021, à la suite du refus opposé par maire de Saint-Priest à sa demande de communication, de préférence sous format électronique et par courriel, des reçus, des justificatifs, des factures et des notes de frais (frais de séjour, frais de déplacement, frais de restauration (avec le cas échéant, les noms des personnes invitées), frais de représentation, frais de mission et frais d'exécution), des mandats spéciaux du maire, de son exécutif, ainsi que des membres du cabinet, pour les années 2019, 2020 et 2021. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Saint-Priest a informé la commission que les documents suivants ont été adressés au demandeur : d’une part, le document budgétaire de synthèse pour les années 2019 à 2020, faisant apparaître les dépenses des élus et du cabinet, d’autre part, les bordereaux détaillés complets des dépenses du maire pour la même période. La commission en prend note et rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. Elle précise que les pièces justificatives des dépenses sont indissociables des budgets et comptes communicables sur le fondement de ces dispositions. En l’état des informations portées à sa connaissance, la commission relève que la présente demande porte non pas sur un document budgétaire de synthèse mais sur les pièces justificatives nécessaires au paiement des frais de séjour, de déplacement, de restauration, de représentation, de mission et d'exécution du maire et des élus de Saint-Priest, c'est-à-dire les documents produits à l'agent comptable à l'appui des opérations de dépenses en vue du paiement. Elle estime que si ces documents sont identifiables et en possession de l'administration, ils constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émettrait, dans cette hypothèse, un avis favorable à la demande. Si, en revanche, ces pièces n’existent pas, la commission déclarerait la demande d’avis sans objet en tant que portant sur des documents inexistants. La commission rappelle, en outre, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. La commission précise à toutes fins utiles que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur, mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies. La commission invite le maire de Saint-Priest à procéder à la communication des documents demandés existants sous forme électronique s’ils sont disponibles sous ce format, ou, à défaut, par copie, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant sera porté à la connaissance de Monsieur X.