Avis 20216983 Séance du 13/01/2022

Monsieur X, pour X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 12 novembre 2021, à la suite du refus opposé par le maire de Vaulx-en-Velin à sa demande de communication, de préférence sous format électronique et par courriel, des reçus, des justificatifs, des factures et des notes de frais (frais de séjour, frais de déplacement, frais de restauration (avec le cas échéant, les noms des personnes invitées), frais de représentation, frais de mission et frais d'exécution), des mandats spéciaux de la maire, de son exécutif, ainsi que des membres du cabinet, pour les années 2019, 2020 et 2021. En l'absence de réponse du maire de Vaulx-en-Velin à la date de sa séance, la commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. Elle précise que les pièces justificatives des dépenses sont indissociables des budgets et comptes communicables sur le fondement de ces dispositions. La commission relève que la demande porte sur les pièces justificatives nécessaires au paiement des frais de séjour, de déplacement, de restauration, de représentation, de mission et d'exécution du maire de Vaulx-en-Velin et des élus, c'est-à-dire les documents produits à l'agent comptable à l'appui des opérations de dépenses en vue du paiement. Elle estime que si ces documents sont identifiables et en possession de l'administration, ils constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application des dispositions précitées de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. La commission émet, sous ces réserves, un avis favorable à la demande. La commission rappelle, en outre, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. La commission précise à toutes fins utiles que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur, mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies. Compte tenu de ces éléments, la commission invite le maire de Vaulx-en-Velin à procéder à la communication des documents demandés existants sous forme électronique s’ils sont disponibles sous ce format, ou, à défaut, par copie, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant sera porté à la connaissance de Monsieur X.