Avis 20216839 Séance du 13/01/2022

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 3 novembre 2021, à la suite du refus opposé par le maire de Magnanville à sa demande de communication, en sa qualité de conseiller municipal, des documents suivants : 1) le rapport sur l’audit communal de sécurité présenté lors du conseil municipal du 5 juillet 2021 ; 2) le bilan énergétique et financier des bâtiments municipaux ; 3) l’audit sur l’état, notamment la structure des gymnases du complexe sportif « Firmin Riffaut » ; 4) le bilan financier de la médiathèque « Le Grenier des Arts » pour les années 2019 et 2020 ainsi que le nombre d’inscrits à cette structure sur ces deux années ; 5) le projet financier concernant le coût de la poste communale ; 6) le budget du centre de loisir municipal pour l’été 2021 hors personnel ; 7) l’arrêté du maire 2021‐27 télétransmis à la préfecture. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Magnanville a informé la commission qu'il avait transmis à Monsieur X par un courrier du 6 décembre 2021, dont il joint une copie, le rapport sur l’audit communal de sécurité présenté lors du conseil municipal du 5 juillet 2021, l’arrêté du maire 2021‐27 télétransmis à la préfecture et, enfin, le seul document existant susceptible de satisfaire le point 2) de la demande, à savoir un document présent dans le CCTP du marché de performance énergétique des chaudières et établi pour ce marché. Il a également indiqué que les documents demandés aux points 3) et 4) n'existaient pas. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d’avis sur les points 1) à 4) et 7) en tant que portant sur des documents communiqués ou inexistants. Elle relève que le nombre d’inscrits à la médiathèque, qui s’apparente à une demande de renseignement, a été porté à la connaissance du demandeur dans le courrier précité du 6 décembre 2021. S'agissant du projet financier concernant le coût de la poste communale et du budget du centre de loisir municipal pour l’été 2021 hors personnel, le maire de Magnanville a fourni certaines informations à Monsieur X mais n'a pas transmis les documents demandés et n'a pas fait état de leur inexistence. La commission rappelle qu’une étude ou un rapport d'audit réalisé par ou à la demande d'une personne publique constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve de l’occultation des mentions dont la communication porterait atteinte à l’un des secrets mentionnés à l’article L311-6 du même code, à condition qu’il soit achevé, c'est-à-dire remis à son commanditaire, et qu'il soit dépourvu de caractère préparatoire. Sur ce point, elle précise qu’un tel rapport ne peut revêtir un caractère préparatoire au sens de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration que lorsqu'il est destiné à éclairer l'autorité administrative en vue de prendre une décision administrative déterminée et que cette décision n’est pas encore intervenue, ou que l’autorité administrative n’a pas manifestement renoncé à la prendre. Dans un tel cas, le caractère préparatoire d’un rapport s’oppose en principe à la communication immédiate de l’ensemble de son contenu, à moins, toutefois, que les éléments de ce rapport préparant une décision ultérieure ne soient divisibles de ses autres développements. La commission précise, en outre, que les analyses financières prospectives à caractère général, qui font par exemple état de l'évolution possible des finances locales sur plusieurs années au regard de différents scénarios, ne sauraient revêtir un tel caractère, pas plus qu'une étude rétrospective. En revanche, une étude relative aux incidences sur les finances locales d'un projet précis peut conserver un caractère préparatoire aussi longtemps qu'il n'a pas été décidé d'adopter ce projet ou que l'autorité administrative n'y a pas manifestement renoncé. En l'état des informations portées à sa connaissance, la commission n'est pas en mesure d'apprécier si le document demandé au point 5), dont elle n'a pas pu prendre connaissance, présente un caractère préparatoire. Dans ce cas, elle ne pourrait qu'émettre un avis défavorable à la demande sur ce point. Elle précise toutefois qu'une fois perdu son caractère préparatoire, ce document serait communicable, à toute personne qui en ferait la demande en application des dispositions de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve de l’occultation ou de la disjonction des mentions qui porteraient atteinte à l’un des intérêts protégés par l’article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Si en revanche ce document ne présentait pas un caractère préparatoire à une décision déterminée, la commission estime que ce document serait communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve de l’occultation des mentions dont la communication porterait atteinte à l’un des secrets mentionnés à l’article L311-6 du même code. Dans cette seconde hypothèse, la commission émettrait un avis favorable à la demande de communication du document mentionné au point 5), s'il existe. La commission rappelle enfin, s'agissant du point 6), qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. La commission émet donc, sous ces réserves, un avis favorable à la demande de communication du document mentionné au point 6), s'il existe.