Avis 20216828 Séance du 13/01/2022

Maître X, conseil du groupe coopératif agricole et agroalimentaire X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 27 octobre 2021, à la suite du refus opposé par la présidente du conseil régional d'Occitanie à sa demande de copie des documents suivants concernant les conditions d’accès des sociétés de sa cliente aux nouvelles installations portuaires, notamment pour leur activité de manutention, à la suite de la désignation de la société d’économie mixte à opération unique (SEMOP) Port-La-Nouvelle, depuis le 1er mai 2021, en tant que concessionnaire du port de Port-La-Nouvelle, assurant à ce titre les missions d’aménagement, d’exploitation, de gestion et de développement du port, qui seront réalisées par trois actionnaires du groupement X dans le cadre de sous-contrats : 1) le contrat de concession de service public pour l’aménagement, l’exploitation, la gestion et le développement du port de commerce de Port‐La‐Nouvelle ainsi que ses annexes ; 2) si elle ne figure pas dans les annexes contractuelles, l’offre du groupement d’entreprises attributaires composé des sociétés X, X, X, X X et de la chambre de commerce et d’industrie de l’Aude ; 3) le contrat de conception‐construction des ouvrages et ses annexes éventuelles ; 4) le contrat d’exploitation des opérations de logistique maritime et portuaire et ses annexes éventuelles ; 5) le contrat de production, distribution et fourniture d’électricité et ses annexes éventuelles. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le conseil régional d'Occitanie a indiqué que les documents mentionnés aux points 1) et 2) représentaient un volume important. Toutefois, la commission rappelle, d'une part, qu'une fois signés, les contrats de concession de service public et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. En conséquence, la communication à un candidat écarté des motifs ayant conduit à ne pas lui attribuer le contrat ne permet pas de refuser la communication de ces documents. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret des affaires, protégé par les dispositions de l’article L311-6 de ce code. Sont notamment visées par cette réserve les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des contrats publics. En application de ces principes, la commission considère de façon générale que, sous réserve des particularités propres à chaque délégation : - l'offre détaillée de l'entreprise retenue est en principe communicable, dans la mesure où elle fait partie intégrante du contrat ; - l'offre globale des entreprises non retenues est, en principe, elle aussi communicable. En revanche, le détail technique et financier de leurs offres n'est pas communicable. De plus, doivent être occultées dans les documents préalables à la conclusion de la délégation de service public (procès-verbaux, rapports de la commission prévue à l'article L1411-5 du code général des collectivités territoriales et de l'autorité habilitée à signer le contrat, documents relatifs à la négociation des offres) les mentions relatives aux détails techniques et financiers de ces offres ; – les notes et classements des entreprises non retenues ne sont communicables qu'à celles-ci, chacune en ce qui la concerne, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. En revanche, les notes, classements et éventuelles appréciations de l'entreprise lauréate du contrat sont librement communicables ; – le contrat de concession de service public est communicable ainsi que ses annexes, sous réserve de l'occultation des éléments couverts par le secret des affaires. D'autre part, la commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. Par conséquent, la commission émet un avis favorable à la communication des documents mentionnés aux points 1) et 2), sous les réserves et selon les modalités ainsi rappelées. S'agissant des documents mentionnés aux points 3) à 5), en réponse à la demande qui lui a été adressée, le conseil régional d'Occitanie a informé la commission que ses services ne les détiennent pas. La commission en prend bonne note mais rappelle qu’il lui appartient en principe, en application du sixième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, de transmettre la demande de communication, accompagnée du présent avis, à l’autorité administrative susceptible de le détenir, en l'espèce la SEMOP Port-La-Nouvelle. La commission émet, par conséquent, un avis favorable à la demande de communication, sous les mêmes réserves que celles précédemment indiquées.