Avis 20216082 Séance du 27/01/2022

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 novembre 2021, à la suite du refus opposé par le maire de Gien à sa demande de copie du compte rendu de l'entretien ayant eu lieu le 17 juillet 2020 entre le maire et le demandeur. La commission rappelle que, en application de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration, sont considérés comme documents administratifs au sens des titres Ier, III et IV du livre III dudit code, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions. A cet égard, s’agissant des notes prises par le secrétaire de mairie au cours d'un entretien entre le mairie et l'un de ses administrés, la commission estime qu’il y a lieu de distinguer selon la teneur de ces notes, eu égard en particulier à leur cohérence et à leur intelligibilité, et selon leur finalité. S’il ne s’agit que d’annotations informelles, éparses, et parfois lacunaires, prises par le secrétaire de mairie, la commission estime que ces notes ne présentent pas le caractère d’un document achevé au sens de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration, et ne sont, par suite, pas communicables. Lorsque, au contraire, ces notes ont vocation à résumer fidèlement, même de manière particulièrement succincte, le déroulement de cet entretien, elles présentent le caractère d’un document achevé. Dans ce cas, si elles tiennent lieu de compte-rendu de cet entretien, elles sont communicables dès leur signature en application des dispositions du livre III du code des relations entre le public et l'administration. En l'espèce, la commission comprend de la réponse apportée par le maire de Gien que les notes prises, informelles et éparses, n'ont pas vocation à résumer fidèlement le déroulement de l'entretien qui s'est tenu le 17 juillet 2020 mais seulement à permettre au mairie d'assurer le suivi de ses rendez-vous. La commission émet, dès lors, un avis défavorable.