Avis 20215833 Séance du 16/12/2021

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 septembre 2021, à la suite du refus opposé par le garde des sceaux, ministre de la justice à sa demande de copie des documents suivants concernant la procédure de nomination des nouveaux notaires : 1) le courrier daté, adressé à la candidate disposant de la demande n° X sur la zone X finalement retenue et nommée, afin qu’elle adresse à la chancellerie des pièces complémentaires à son dossier ; 2) l'intégralité de son acte de naissance ainsi que le recto-verso de sa carte nationale d’identité ou son passeport ou encore son certificat de nationalité française ainsi que le justificatif de la date à laquelle il a été reçu par la chancellerie ; 3) la pièce émanant d’un professionnel de l’assurance garantissant la couverture de la responsabilité civile professionnelle à compter de sa nomination en qualité de titulaire d’un office créé, ainsi que le justificatif de la date à laquelle la chancellerie l’a reçue ; 4) la demande de démission de sa nomination de notaire salarié sous condition suspensive de sa nomination en qualité de titulaire d’un office créé, ainsi que le justificatif de la date à laquelle la chancellerie l’a reçue ; 5) le diplôme national de master en droit ou de l’un des diplômes admis en dispense pour l’exercice de la profession de notaire conformément à l’arrêté du 8 août 2013 ainsi que le justificatif de sa date de réception par la chancellerie ; 6) le diplôme de notaire ou le diplôme supérieur de notariat ou le diplôme d’aptitude aux fonctions de notaire, accompagné du certificat de fin de stage ainsi que le justificatif de sa date de réception par la chancellerie. La commission, qui a pris connaissance de la réponse du garde des sceaux, ministre de la justice rappelle qu'aux termes du I de l'article 52 de la loi n° 2015-990 du 6 août 2015 : « Les notaires (...) peuvent librement s'installer dans les zones où l'implantation d'offices apparaît utile pour renforcer la proximité ou l'offre de services ». Aux termes de l'article 49 du décret n° 73-609 du 5 juillet 1973, modifié pour l'application de ces dispositions : "Peuvent demander leur nomination sur un office à créer les personnes qui remplissent les conditions générales d'aptitude aux fonctions de notaire. / Les personnes physiques titulaires d'un office au jour de leur demande ne peuvent être nommées dans l'office créé qu'après ou concomitamment à leur démission. Celle-ci est présentée au garde des sceaux, ministre de la justice, avec la demande de nomination dans un office à créer, sous condition suspensive de nomination dans ce nouvel office. / (...)". En application de l'article 51 du même décret, une demande de nomination sur un office à créer doit être présentée par téléprocédure sur le site internet du ministère de la justice. En outre, selon l’article 53 de ce décret, dans les zones où l’implantation d’offices apparaît utile et déterminée par une carte établie conjointement par les ministres de la justice et de l’économie, la nomination des demandeurs intervient au regard des recommandations dont est assortie cette carte et en suivant l’ordre d’enregistrement de leur demande. Ce même article prévoit toutefois que lorsque le nombre des demandes de création d’office enregistrées dans les vingt-quatre heures suivant la date d’ouverture du dépôt des demandes est supérieur aux recommandations, l’ordre de ces demandes est déterminé par tirage au sort. La commission comprend que la demande présentée par Monsieur X a trait à des nominations de notaires dans un office à créer s'inscrivant dans le cadre de ces dernières dispositions. La commission indique, tout d'abord, que l'article 5 de l'arrêté du 24 janvier 2017 fixant les modalités des opérations de tirages au sort prévues à l'article 53 du décret n° 73-609 du 5 juillet 1973 relatif à la formation professionnelle dans le notariat et aux conditions d'accès aux fonctions de notaire selon lequel : "Seuls les agents de la direction des affaires civiles et du sceau en charge de la gestion des professions réglementées ont accès aux données permettant de connaître l'identité des demandeurs, enregistrées dans le téléservice relatif à la gestion des offices publics ou ministériels, conformément à l'article 3 de l'arrêté du 8 août 2016 susvisé." ne saurait par lui-même faire obstacle à l'exercice du droit d'accès aux documents administratifs défini par la loi. En l'espèce, la commission estime que les documents sollicités sont communicables à l'intéressé, dont la candidature pour la nomination sur un office à créer n'a pas été retenue à l'issue de la procédure de tirage au sort décrite ci-dessus, dès lors que cette communication est notamment susceptible de lui permettre de s'assurer de la régularité de la candidature et de la nomination de la personne retenue. Elle précise toutefois qu'en application des articles L311-6 et L311-7 du code des relations entre le public et l'administration, la communication de ces documents ne peut intervenir qu'après occultation des mentions dont la communication serait susceptible de porter atteinte à la protection de la vie privée de leur auteur, et notamment de leur date de naissance et adresse personnelle. Elle émet donc sous ces réserves un avis favorable à la demande.