Conseil 20214823 Séance du 23/09/2021

La commission d'accès aux documents administratif a examiné lors de sa séance du 23 septembre 2021 votre demande de conseil relatif au caractère communicable, à l’ensemble des agents de la commune, d'un rapport confidentiel remis au maire par un cabinet recruté afin de réaliser un diagnostic global sur les risques psycho‐sociaux (RPS) pour comprendre les raisons des conflits et de la dégradation du climat social au sein de la collectivité sachant que ce rapport synthétise les propos tenus par les agents lors des entretiens et que certains services sont clairement désignés. A titre liminaire, la commission vous informe qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur l’opportunité de la diffusion de ce document à l’ensemble des agents de votre collectivité. La commission vous rappelle ensuite que les rapports d'audit et autres diagnostics demandés par une personne publique ou une personne privée chargée d’une mission de service public, dans le cadre de l’exercice de cette mission, revêtent le caractère de documents administratifs, communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve, d’une part, qu’ils soient achevés, c'est-à-dire en l'espèce qu’ils aient été remis à leur commanditaire et, d’autre part, qu'ils soient dépourvus de caractère préparatoire. Elle précise que de tels rapports ne peuvent revêtir un caractère préparatoire, au sens des dispositions du livre III du code précité, que lorsqu'ils sont destinés à éclairer l'autorité administrative en vue de prendre une décision administrative déterminée et que cette décision n’est pas encore intervenue, ou que l’autorité administrative n’a pas manifestement renoncé à la prendre. Dans un tel cas, le caractère préparatoire d’un rapport s’oppose en principe à la communication immédiate de l’ensemble de son contenu, à moins, toutefois, que les éléments de ce rapport préparant une décision ultérieure ne soient divisibles de ses autres développements. Par ailleurs, la commission rappelle que cette communication ne peut intervenir que sous réserve de l’occultation ou de la disjonction des passages qui porteraient atteinte à l’un des intérêts protégés par l’article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, en particulier, de ceux qui feraient apparaître d'une personne un comportement dont la divulgation pourrait lui porter préjudice ou portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable. En revanche, les passages de ces rapports qui procéderaient à une évaluation critique du fonctionnement du service public, et ne mettent pas en cause à titre personnel une société ou ses agents, ne sauraient être regardés comme portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne et n'ont pas à être occultés. Après avoir pris connaissance des rapports qui vous ont été remis (rapport intégral et rapport de synthèse), la commission observe qu’ils ne font pas apparaître d’une personne en particulier un comportement dont la divulgation pourrait lui porter préjudice, à l’exception du comportement de X aujourd’hui à la retraite. C’est pourquoi, la commission propose d’occulter les deux premiers paragraphe de la partie intitulée « Historique ». Vous faites mention, sans plus de précision, d’un service composé d’un seul agent qui serait donc selon-vous clairement identifié. Deux entités sont mises en avant dans le rapport,X. Mais là encore, aucun passage ne porte atteinte à l’un des intérêts protégés par l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. La circonstance que ce rapport revêt la mention « Confidentiel » n’est en elle-même pas de nature à faire obstacle à sa diffusion selon les réserves précitées.