Avis 20214656 Séance du 02/09/2021

Maître X, conseil de Monsieur X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 7 juillet 2021, à la suite du refus opposé par le préfet de la Côte-d'Or à sa demande de copie des documents suivants concernant son client, cités par un arrêté n°X du 3 mai 2021, à savoir : 1) un rapport du 16 février 2021 ; 2) un signalement du 30 avril 2021 ; 3) l'intégralité des documents contenus dans le dossier sur la base duquel a été pris l'arrêté sus-cité. En l'absence, à la date de sa séance, de réponse du préfet de la Côte-d'Or, la commission rappelle, à titre liminaire, que les documents élaborés par les services de l’État avant l'ouverture éventuelle d'une procédure judiciaire ou juridictionnelle, et sans être établis en vue de celle-ci, qu'ils aient ou non été ensuite transmis à l'autorité judiciaire, constituent des documents administratifs, communicables dans les conditions et sous les réserves prévues par le livre III du code des relations entre le public et l'administration. Il en va ainsi des correspondances entre les services intéressés, des rapports et notes établis pour les besoins de l’administration. La commission en déduit que lorsque ces documents administratifs ont été transmis au procureur de la République, il appartient à l'autorité administrative saisie d'une demande de communication de ce document de rechercher, à la date à laquelle elle se prononce, les suites données à cette transmission ou susceptibles de l'être, afin de déterminer, à moins que l'autorité judiciaire compétente ait donné son accord, si la communication du document sollicité est de nature à porter atteinte au déroulement de procédures juridictionnelles ou d'opérations préliminaires à de telles procédures en empiétant sur les prérogatives de cette autorité (CE, 21 octobre 2016, CHSCT de l'établissement X, n° 380504, mentionné aux Tables du Recueil ; 30 décembre 2015, Société X, n° 372230, Rec. p. 493). La commission rappelle ensuite qu'en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, les documents administratifs comportant des informations couvertes par le secret de la vie privée, qui porteraient un jugement de valeur sur un tiers, personne physique nommément désignée ou facilement identifiable, ou feraient apparaître le comportement d'un tiers, autre qu'une personne chargée d'une mission de service public, dès lors que sa révélation serait susceptible de lui porter préjudice (plaintes, dénonciations, etc.), ne peuvent être communiqués qu'à la personne intéressée. Elle précise sur ce point que les documents tels que les lettres de plainte ou de dénonciation ainsi que les témoignages adressés à une administration ne sont pas communicables à des tiers, y compris lorsque ceux-ci sont visés par la plainte ou la dénonciation en question, dès lors que leur auteur est identifiable. L’identification de l’auteur d’un signalement fait, en effet, apparaître de la part de celui-ci, lorsqu’il ne s’agit pas d’un agent d’une autorité administrative, agissant dans l’exercice de sa compétence, un comportement dont la divulgation pourrait porter préjudice à son auteur. La commission, qui n'a pas pu prendre connaissance des documents sollicités, comprend que Monsieur X, éducateur périscolaire a fait l'objet d'un signalement, ayant justifié l'édiction d'un arrêté préfectoral, le 3 mai 2021. En l'état des informations portées à sa connaissance, elle estime que les documents sollicités, qui se rapportent au demandeur et sont en lien avec cet arrêté, sont communicables à l'intéressé ou à son conseil sous réserve, d'une part, que leur communication ne soit pas de nature à porter atteinte au déroulement d'une procédure juridictionnelle éventuellement en cours et, d'autre part, de l'occultation ou de la disjonction des éléments couvert par le secret de la vie privée de tiers ou faisant apparaître le comportement d'une personne (par exemple un mineur accueilli ou ses parents), dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. Elle émet, sous ces réserves, un avis favorable à la demande.