Avis 20214133 Séance du 22/07/2021

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 22 mars 2021, à la suite du refus opposé par le maire du Thuit-de-l'Oison à sa demande de communication, par délivrance de copie à ses frais au lieu de la consultation en mairie proposée, des registres d'enregistrement des demandes de certificats d'urbanisme : 1) pour l'année 2018 : du n° X au n° X ; 2) pour l'année 2019 : du n° X jusqu'à la fin de page ; 3) pour l'année 2020 : a) du n° X au n° X ; b) du n° X au n° X. La commission, qui a pris connaissance de la réponse de l'administration, rappelle que le registre des demandes d'autorisations d'urbanisme, qu'il soit informatisé ou non, est un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve que les adresses qui y figurent soient celles des lieux de construction et non des pétitionnaires, ces dernières constituant des mentions couvertes par le secret de la vie privée en application du II de l'article 6 de la même loi, qui devraient alors être occultées. Par ailleurs, les demandes contenues dans ce registre sur lesquelles l'administration n'a pas encore statué doivent également être occultées dans la mesure où elles revêtent un caractère préparatoire et ne sont donc pas communicables. La commission émet, sous ces réserves, un avis favorable. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Thuit-de-l'Oison a informé la commission de ce que les documents pouvaient être consultés dans ses services. La commission en prend note mais relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie papier ou numérique des documents à l’adresse indiquée par Monsieur X. La commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission relève à cet égard que, dans la mesure où le document n'est pas disponible sous forme électronique, et où il s'agit d'un registre dont la photocopie doit être dans la majeure partie des cas exclue afin de ne pas détériorer l'original, la mairie, si elle ne dispose pas d'autres moyens de reproduction compatibles avec la bonne conservation du document, est fondée à demander au requérant de venir consulter le document sur place. Elle émet donc, sous les réserves précédemment rappelées, un avis favorable.