Conseil 20213851 Séance du 08/07/2021

La Commission d'accès aux documents administratifs a examiné, dans sa séance du 8 juillet 2021, votre demande de conseil relative au caractère communicable du document budgétaire de travail nommé « Édition préparatoire du budget », destiné à la secrétaire de mairie, au maire et à l’adjoint en charge du budget, en vue d’établir le budget primitif de l’année et dont les versions évoluent en fonction de l’évolution des projets communaux : 1) par mise à disposition du public ; 2) pendant la préparation du budget primitif ; 3) après la préparation du budget primitif ; 4) l’année suivant la préparation du budget primitif. La commission rappelle tout d'abord qu'aux termes du premier alinéa de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales : « Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux. ». Elle estime que le droit à communication institué par ces dispositions porte sur l'ensemble des écritures et documents comptables de la commune, au fur et à mesure de leur élaboration, y compris les pièces justificatives. Le compte administratif et le compte de gestion sont ainsi communicables dès leur signature à toute personne qui en fait la demande, sans qu'il soit besoin d'attendre le vote du conseil municipal. La commission rappelle, en outre, qu'aux termes de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Sont considérés comme documents administratifs, (…), quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d’une telle mission ». Elle considère que tout ensemble cohérent d’informations, quels que soient sa forme et son support, répond à la définition d’un document administratif au sens de ces dispositions. Il peut ainsi s’agir d’écrits, dactylographiés et manuscrits, d’enregistrements audio et vidéo, de photographies, de radiographies, de fichiers informatiques, de bases de données, de courriers électroniques. En application de ces dispositions, tout document élaboré par une administration dans le cadre de sa mission de service public, y compris les notes internes ou les documents de travail, quels que soient leur forme et leur support, constituent des documents administratifs soumis au droit d'accès instauré par cette loi. Le droit à communication ne s’applique toutefois qu’à des documents achevés, et ne concerne pas les documents préparatoires à un acte administratif tant que ce dernier est en cours d’élaboration. La commission rappelle à cet égard que les documents préparatoires à une décision administrative sont en principe exclus provisoirement du droit à la communication aussi longtemps que cette décision n’est pas intervenue ou que l'administration n'y a pas manifestement renoncé, à l'expiration d'un délai raisonnable. En outre, lorsqu’un projet comporte des phases distinctes donnant lieu à l'édiction de plusieurs décisions successives, il importe d’identifier la nature des pièces dont le caractère préparatoire est levé par l’intervention de chacune de ces décisions. En l'espèce, la commission relève que les documents sollicités sont en lien avec l'adoption du budget primitif 2021. Elle rappelle, à cet égard, qu'en application des dispositions des articles L1612-2 et L1612-8 du code général des collectivités territorial, le budget primitif doit, en principe, être adopté avant le 15 avril de l'année à laquelle il se rapporte. Compte tenu de ces éléments, la commission estime que les documents sollicités sont communicables au demandeur, sous réserve qu'ils soient achevés et qu'ils ne présentent plus un caractère préparatoire, c'est-à-dire que le budget primitif 2021 ait effectivement été adopté. Elle vous invite, sous ces réserves, à répondre favorablement à la demande.