Avis 20213095 Séance du 17/06/2021

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 10 mars 2021, à la suite du refus opposé par la directrice de l'école élémentaire des Condamines de Versailles à sa demande de communication, par mail gratuitement ou sur support CD-ROM à ses frais, en sa qualité de représentante de parents d’élèves, des documents suivants : 1) le registre de sécurité de l'école ; 2) le plan particulier de mise en sécurité (PPMS) de l'école ; 3) la charte de l'usage des systèmes d'information (ou numérique) pour les élèves et les parents ; 4) le registre public d'accessibilité de l'école ; 5) le registre de santé et de sécurité au travail. La commission relève, à titre liminaire, que Madame X a été invitée par la directrice de l'école élémentaire des Condamines de Versailles à venir consulter sur place les documents sollicités, le 3 juin 2021. A cette occasion, elle a uniquement pris connaissance du document mentionné au point 1), document dont elle conteste la complétude. Compte tenu de ces éléments, l'intéressée entend maintenir sa demande de communication, ce que confirme son courriel du 8 juin 2021. S’agissant des documents sollicités aux points 1) et 2), la commission rappelle que le registre de sécurité d'un établissement municipal recevant du public et les plans particuliers de mise en sûreté (PPMS) constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, après l'occultation des mentions dont la divulgation porterait atteinte à la sécurité publique ou à la sécurité des personnes, en vertu du d) du 2° de l’article L311-5 du même code, s'agissant notamment des vulnérabilités de l’établissement et des informations qui décriraient les dispositifs de sécurité mis en place de façon préventive dès lors que la divulgation de telles informations risquerait d'affaiblir la protection des locaux concernés, ainsi que, le cas échéant, des mentions particulières intéressant la vie privée de personnes aisément identifiables en application de l’article L311-6 du code. La commission émet donc, sous ces réserves, un avis favorable à la demande sur ces points. Elle souligne, s'agissant du point 1), que Madame X conteste la complétude du document qu'elle a consulté. A ce titre, la commission rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l’administration n’a ni pour objet, ni pour effet, de contraindre l’administration à établir un document nouveau en vue de satisfaire une demande, sauf si le document, qui n'existe pas en l'état, peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant. S’agissant des documents sollicités aux points 3) et 4), la commission estime que ces documents administratifs sont librement communicables sur le fondement de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. Elle comprend toutefois des pièces du dossier que la charte de l'usage du numérique pour les parents et élèves n'existe pas. Elle estime donc que la demande est, dans cette mesure, sans objet. S’agissant du document sollicité au point 5), la commission estime que le registre de santé et de sécurité au travail est ouvert dans chaque service et contient les observations et suggestions des agents relatives à la prévention des risques professionnels et à l'amélioration des conditions de travail. Il est tenu à la disposition de l'ensemble des agents. Il est donc consultable dans son intégralité par les agents.La commission estime que ce registre est un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve toutefois, dans ce cadre, de l'occultation préalable des mentions couvertes par le secret de la vie privée de tiers ou faisant apparaître le comportement de personnes dans des conditions susceptibles de leur porter préjudice, en application de l'article L311-6 du même code. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable à la communication du document sollicité au point 5). Comme indiqué précédemment, la directrice de l'école élémentaire des Condamines de Versailles a informé la commission qu’elle avait invitée la demanderesse à venir consulter les documents sur place. La commission en prend note mais relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi par copie des documents, à défaut de possibilité de transmission par voie électronique. La commission indique, à cet égard, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. Elle invite donc la directrice de l'école élémentaire des Condamines de Versailles à procéder à cet envoi, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance de Madame X.