Avis 20212947 Séance du 17/06/2021

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 3 mai 2021, à la suite du refus opposé par le président de l'université de La Réunion à sa demande de communication d'un enregistrement vidéo de la réunion du conseil académique restreint du vendredi 23 avril 2021. La commission rappelle, en premier lieu, que selon les dispositions de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration, « sont considérés comme documents administratifs, au sens des titres Ier, III et IV du présent livre, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions. » Sur ce fondement, elle a considéré que les enregistrements audio et vidéos, produits ou reçus par l’administration dans le cadre de ses missions de service public constituaient des documents administratifs soumis au droit d’accès régi par le livre III du code des relations entre le public et l'administration. (avis 20130134 du 24 janvier 2013 ; 20144244 du 3 novembre 2014 et 20193754 26 septembre 2019). En second lieu, la commission estime qu’il y a lieu de procéder à une double distinction, selon que l’enregistrement vidéo concerne des élus ou des agents publics, d’une part, et selon que l’instance filmée est ou non publique, d’autre part. En ce qui concerne les élus, la commission estime que, s’exprimant en cette qualité, la protection de leur vie privée ne saurait faire obstacle à la communication des enregistrements dans lesquels ils apparaissent lorsqu’est filmée une instance publique, (tel que le conseil municipal), à laquelle ils participent (avis 20130134 du 24 janvier 2013). En ce qui concerne les agents publics, la commission rappelle qu’ils ont le droit au respect de leur vie privée, et doivent bénéficier, de manière générale, de la même protection que celle des autres citoyens. Si la qualité d’agent public et les fonctions exercées justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées sur le fondement du code des relations entre le public et l'administration, notamment, la qualité d'agent public, les arrêtés de nomination et les composantes fixes de la rémunération, la commission estime que ces agents bénéficient, comme toute autre personne, au respect de leur droit sur l'utilisation de leur image, composante de la personnalité qui n’est pas détachable de la protection de la vie privée. Elle en déduit que les enregistrements vidéos d’une instance ou d’un évènement, public ou non, dans lesquels apparaissent les agents publics ne peuvent être, en application des dispositions de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, communiqués à un tiers sur le fondement du code des relations entre le public et l'administration, si ces agents n’ont pas été au informés, d’une part, de l’enregistrement de la réunion à laquelle ils participaient, d’autre part, que cet enregistrement était susceptible d’être communiqué à un tiers afin de répondre à une demande de communication de document administratif et enfin, le cas échéant, pour les enregistrements portant sur des communications à distance par interface vidéo, des moyens techniques permettant de ne pas apparaître à l’image. Si ces conditions sont réunies, la commission estime, en effet, que les agents qui apparaissent à l’image doivent être regardés comme ayant consenti à l’utilisation de leur image dans le cadre d’une demande de communication d’un document administratif. A défaut de consentement des agents concernés, il appartient à l’administration de flouter des enregistrements leur image préalablement à la communication de l’enregistrement. En l'absence de réponse du président de l'université de La Réunion à la date de sa séance, la commission, qui n'a pas été informée des sujets abordés au cours de la réunion du conseil académique restreint du vendredi 23 avril 2021, considère que l'enregistrement demandé constitue en principe un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve de l'occultation des mentions couvertes par le secret des délibérations du jury - lorsque le conseil intervient notamment au titre des dispositions de l'article 9-3 du décret n° 84-431 du 6 juin 1984 modifié -, de celles couvertes par l'un des secrets protégés à l'article L311-6 du même code, ainsi que de celles qui revêtent un caractère préparatoire. A cet égard, la commission rappelle que les documents préparatoires à une décision administrative sont en principe exclus provisoirement du droit à la communication aussi longtemps que cette décision n’est pas intervenue ou que l'administration n'y a pas manifestement renoncé, à l'expiration d'un délai raisonnable. La commission précise enfin que dans le cas où les occultations, par leur ampleur, feraient perdre tout sens au document ou priveraient la communication de tout intérêt, le président de l'université de La Réunion pourrait alors refuser de procéder à cette dernière. La commission émet, sous ces réserves, un avis favorable.