Avis 20212097 Séance du 30/04/2021

Maître X, conseil de Madame X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 29 mars 2021, à la suite du refus opposé par le maire d'Allauch à sa demande de communication de l'arrêté ou de l'attestation de situation administrative, notifiant l'arrêt maladie de sa cliente depuis le X, jour de sa suspension de fonctions. La commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration. La commission relève par ailleurs qu'en application des dispositions de l’article 43 du décret du 17 janvier 1986, la suspension de fonctions est une mesure conservatoire et provisoire qui permet d’éloigner l’agent du service, s’il a commis une faute grave ou une infraction pénale de droit commun dans l’attente d’un jugement pénal ou du prononcé d’une sanction à son encontre. En l'absence de réponse exprimée par le maire d'Allauch, la commission, qui comprend que Madame X se trouve dans la situation de suspension précitée et qui ne dispose d’aucune information concernant le déroulement de la procédure disciplinaire évoquée, émet donc un avis favorable en l’état à la communication du dossier de sa cliente à Maître X, sous réserve cependant que la procédure soit achevée et que le document sollicité existe ou puisse être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant. En effet, la commission précise que le livre III du code des relations entre le public et l’administration n’a ni pour objet, ni pour effet, de contraindre l’administration à établir un document nouveau en vue de satisfaire une demande, en particulier lorsque celle-ci tend à l’élaboration ou à la motivation d’une décision administrative, sauf si le document, qui n'existe pas en l'état, peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.