Avis 20211891 Séance du 15/04/2021

Madame X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 16 mars 2021, à la suite du refus opposé par le maire de Lanuéjols à sa demande de communication, par courrier électronique au lieu de la consultation en mairie proposée, de toutes les délibérations du conseil municipal de l'année 2012. La commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. En outre, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission rappelle à cet égard que, dans la mesure où le document n'est pas disponible sous forme électronique, la mairie n'ayant dématérialisé ses délibérations qu'à compter de l'année 2016, et qu'elle ne dispose des documents sollicités qu'en version papier, elle n'a pas l'obligation de le numériser pour en fournir une copie électronique (avis CADA n° 20130766 du 20 juin 2013 ; avis CADA n° 20184470 du 21 mars 2019). Par ailleurs, elle relève que l'ensemble des délibérations étant consigné dans un registre unique, la reproduction des délibérations sollicitées serait de nature à nuire à leur conservation. La commission estime en conséquence que la commune a pu légalement proposer à Madame X la seule consultation, le cas échéant en en prenant des photographies, des délibérations de l'année 2012. Elle émet par suite un avis défavorable à la demande de communication des délibérations de l'année 2012 par voie électronique.