Avis 20210984 Séance du 30/04/2021

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 11 février 2021, à la suite du refus opposé par le président de l'Université Polytechnique des Hauts-de-France à sa demande de consultation sur place de son dossier administratif individuel avec prise d'une copie. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président de l'Université Polytechnique des Hauts-de-France a indiqué à la commission que Madame X était invitée, par courrier du 8 mars 2021, dont une copie lui est jointe, à venir consulter sur place le document sollicité le 18 mars 2021. La commission ne peut donc que déclarer sans objet la demande d’avis. La commission précise cependant qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.