Avis 20210291 Séance du 04/03/2021

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 janvier 2021, à la suite du refus opposé par le président de l'Institut polytechnique de Paris à sa demande de communication, de préférence par voie électronique, des documents suivants : 1) l'ensemble des procès verbaux des réunions du conseil d'administration sur les années 2019 et 2020 ; 2) l’ensemble des documents adressés aux membres du conseil d'administration pour préparer les différentes délibérations de ces réunions. La commission relève qu’en vertu de l’article 1er du décret n° 2019-549 du 31 mai 2019, l'Institut polytechnique de Paris est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel expérimental au sens de l'ordonnance n° 2018-1131 du 12 décembre 2018, regroupant cinq écoles d'ingénieurs françaises, qui conservent leur personnalité morale et réalisent un projet partagé d'enseignement et de recherche. Cet Institut dispose de compétences propres élargies, définies à l'article 5 de ses statuts, figurant en annexe du décret précité. La commission rappelle également qu’en application de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Sont considérés comme documents administratifs, au sens des titres Ier, III et IV du présent livre, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l'Etat, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions ». La commission en déduit que sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application des dispositions de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve le cas échéant de l’occultation préalable des mentions protégées par les secrets de l’article L311-6 du même code, les procès-verbaux des réunions des conseils d'administration des établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche, une fois qu'ils ont été approuvés, et les documents adressés aux membres en vue des réunions dès lors qu'ils ne revêtent plus un caractère préparatoire, c'est-à-dire une fois que la décision qu'ils préparaient a été soumise au vote du conseil d'administration ou que le conseil y a renoncé. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président de l'Institut polytechnique de Paris a justifié son refus en indiquant que les documents sollicités comportent des informations économiques et financières confidentielles révélant les orientations stratégiques de l'Institut, dont la communication lui serait préjudiciable compte tenu de sa création récente et de l'environnement international concurrentiel dans lequel il évolue. La commission rappelle que ne sont pas communicables à un tiers, en application des dispositions du 1° de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, les mentions ou documents dont la communication porterait atteinte au secret des affaires, lequel inclut le secret des procédés, celui des informations économiques et financières, ainsi que le secret des stratégies commerciales, qui couvre notamment le positionnement de l’organisme dans son environnement concurrentiel. La commission précise, s'agissant des personnes morales de droit public chargées d'une mission de service public et dont l'objet principal n'est ni industriel, ni commercial, que les documents administratifs et financiers relatifs aux conditions d’exercice de leurs missions sont intégralement communicables à toute personne, sans que puisse être opposé le secret des affaires et nonobstant le fait que leur activité s’inscrive dans un environnement concurrentiel. La commission relève, en l'espèce, que l'Institut polytechnique de Paris participe aux missions de service public administratif de l’enseignement supérieur, définies par l’article L123-3 du code de l’éducation. Les documents produits ou reçus dans le cadre de cette mission de service public sont dès lors communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. La commission relève à cet égard que les procès-verbaux des conseils d'administration de l'Institut et les documents qui s'y rapportent, s’ils comportent des données économiques et financières en lien avec son activité et s’ils sont par ailleurs susceptibles de refléter ses orientations stratégiques, ont pour vocation première de retracer les conditions dans lesquelles cet établissement exerce sa mission de service public. La commission en déduit que bien que l'Institut intervienne dans un environnement concurrentiel international, ces informations sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application des dispositions de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sans que puisse être opposé le secret des affaires. La protection du secret des affaires ne pourrait fonder le refus de communiquer tout ou partie du procès-verbal d'une séance du conseil d'administration de l'établissement ou des documents adressés aux membres en vue d'une réunion qu'en ce qui concerne les mentions qui dévoileraient la situation économique et financière, la stratégie commerciale ou le savoir-faire de personnes, autres que l'Institut polytechnique de Paris, dont l'activité s'exercerait dans un cadre concurrentiel. La commission émet dès lors, sous cette réserve, un avis favorable à la demande.