Avis 20203943 Séance du 10/12/2020

Monsieur X, X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 6 octobre 2020, à la suite du refus opposé par le maire de Pénestin à sa demande de communication des dossiers d'autorisation et de délivrance des permis d'exploitation des bars et débits de boissons. La Commission, qui prend note de la réponse du maire de Pénestin et comprend que les « permis d'exploitation » visés correspondent en l'espèce à des licences de débit de boissons, estime que cette dernière constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande, sous réserve que cette communication ne porte pas atteinte à un secret protégé par les articles L311-5 et L311-6 du même code. Il en est de même des autorisations préalables accordées par le maire. Sous cette réserve et si les documents existent, la Commission émet un avis favorable à leur communication. Enfin, la Commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La Commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l'administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.