Avis 20203165 Séance du 29/10/2020

Madame X, pour le syndicat X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 15 septembre 2020, à la suite du refus opposé par le président du conseil départemental du Haut-Rhin à sa demande de communication des documents suivants concernant le régime indemnitaire octroyé aux agents du conseil départemental du Haut-Rhin : 1) l’ensemble des délibérations relatives au 13ème mois ; 2) les arrêtés individuels anonymisés portant attribution : a) de la nouvelle bonification indiciaire (NBI) ; b) du 13ème mois ; c) des indemnités de sujétion ; c) du complément indemnitaire annuel (CIA). La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président du conseil départemental du Haut-Rhin a indiqué à la commission que les documents sollicités aux points 1) et b) du 2) n’existaient pas. La commission ne peut dès lors que déclarer sans objet la demande d’avis sur ces points. S’agissant des autres points, la commission rappelle que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative, des arrêtés de nomination et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés…) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l'appréciation portée sur la façon de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. La commission rappelle également que les arrêtés fixant individuellement le montant des primes, lorsque celles-ci comportent une part modulable en fonction de la manière de servir, font apparaître un jugement de valeur sur les agents concernés. Dans une telle hypothèse, ces arrêtés ne peuvent être communiqués qu'après occultation de la mention du nom des intéressés et, le cas échéant, des autres mentions permettant d'identifier la personne concernée. La commission précise également que lorsque le nombre d'agents susceptibles de bénéficier d'une telle prime est très faible, il convient de refuser la communication de ces arrêtés et rappelle enfin que ces réserves s'appliquent y compris lorsque les documents demandés sont communicables en application de de l’article L3121-17 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable sur les autres points de la demande.