Avis 20202382 Séance du 30/09/2020

Madame X, pour le compte du syndicat CGT du conseil départemental des Côtes d'Armor, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 6 août 2020, à la suite du refus opposé par le président du conseil départemental des Côtes-d'Armor à sa demande de communication du bilan des heures supplémentaires effectuées par le personnel du Conseil départemental, à savoir : - un état des heures supplémentaires réalisées par les agents par service et par catégorie socio professionnelle ; - un état des heures réalisées au delà des 39h par semaine et récupérées par service et par catégorie socio professionnelle ; - un état des heures écrêtées ( c'est-à-dire supprimées à la fin du trimestre) par service et par catégorie socio professionnelle ; - un état des heures non prises en compte par HORACE (logiciel de pointage) en dehors des plages horaires (c est-à-dire avant 8h et après 18h30) et non prises en compte en heures supplémentaires par service et par catégorie socio-professionnelle. La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents. La commission rappelle également que le droit de communication prévu à l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration ne s'applique qu'à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. En revanche, et sous cette dernière réserve, cette loi ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, Ordres des avocats de Lyon c/ X, recueil page 267), ou d'établir un document en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Min. d'État, min. éduc. nat. c/ Mme X et CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection). En réponse à la demande qui lui a été adressée, l’administration a informé la commission de ce que les documents sollicités n'existaient pas en l'état et qu’ils ne pourraient être obtenus que par une opération excédant un simple traitement automatisé d'usage courant. La commission ne peut, dès lors, que déclarer irrecevable la demande d'avis. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.