Avis 20201729 Séance du 10/09/2020

Madame X, Monsieur X et Mademoiselle X ont saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 21 mai 2020, à la suite du refus opposé par le maire d'Archamps à sa demande de copie, et non uniquement consultation sur place comme proposé par l'administration, du registre d'enquête papier incluant les courriers reçus, réalisé dans la cadre de la révision générale du plan local d'urbanisme de la commune. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire d'Archamps a informé la commission de ce qu’il avait été proposé aux demandeurs de consulter les documents sollicités, dans ses locaux, dès lors que les documents en cause contenaient de nombreuses pages qui, pour certaines, étaient agrafées entre elles. La commission en prend note et relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie des documents à l’adresse indiquée par les demandeurs. Elle invite donc le maire d'Archamps à procéder à cet envoi, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. A cet égard, elle rappelle que le seul volume des pièces demandées ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Enfin, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. Dans ces circonstances, la commission émet un avis favorable à la communication des documents sollicités, dans les conditions qui précèdent.