Avis 20201319 Séance du 16/07/2020

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 23 mars 2020, à la suite du refus opposé par le maire de Vendin-lès-Béthune à sa demande de communication, dans un format ouvert de type PDF facilement lisible, par fichiers attachés à un message électronique, à défaut sur un support numérique de type CD-Rom, ou sur support papier, de l'entier dossier afférent à la ZAC du chemin de l'Abbaye et aux délibérations du conseil municipal adoptées en lien avec ce sujet. En premier lieu, la commission rappelle qu’il résulte de l’article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par le livre III du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet, par conséquent, elle émet un avis favorable à la demande de communication des délibérations du conseil municipal adoptées dans le cadre de la ZAC du chemin de l’Abbaye. En second lieu, elle relève que lorsque le document sollicité a fait l’objet d’une diffusion publique au sens de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, la demande de communication est, en principe, déclarée irrecevable. Néanmoins, elle comprend, en l’espèce, que si les documents sollicités sont disponibles en ligne sur le site internet de la commune, ils sont de qualité médiocre de sorte qu’ils ne sont pas suffisamment lisibles. Ils ne sont en outre pas publiés dans un standard ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé. En conséquence, en l’absence de réponse du maire de Vendin-lès-Béthune à la date de la séance, la commission estime que les documents administratifs relatifs à la ZAC du chemin de l'Abbayen sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. La commission précise à toutes fins utiles, s'agissant des modalités de communication, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. S'agissant du support (CD-Rom, DVD-Rom…) et du format du fichier communiqué, la commission considère que le demandeur peut exiger de l'administration qu'elle lui fournisse une copie identique, tant du point de vue du support que du format, à celle ou à l'une de celles dont elle dispose ou est susceptible de disposer à l'issue d'une opération de transfert, de conversion ou de reproduction courante. Elle émet donc un avis favorable, sous ces réserves, sur ce point.