Avis 20201139 Séance du 25/06/2020

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 9 mars 2020, à la suite du refus opposé par le maire de Chamelet à sa demande de communication de la copie des documents suivants : 1) le cahier d'enregistrement des dossiers de demande de permis de construire pour les années 2018 et 2019 ; 2) les dossiers des demandes de permis de construire ou de permis de construire modificatif, notamment si ceux-ci concernent les parcelles, 10, 11, 288, 372 et 373 pour les années 2018 et 2019 ; 3) les décisions valant permis de construire ou refus de permis, notamment si ceux-ci concernent les parcelles 10, 11, 288, 372 et 373 pour les années 2018 et 2019 ; 4) les certificats prouvant que l'affichage en mairie de l'avis de dépôt de demandes de permis de construire a été réalisé pour les années 2018 et 2019 ; 5) les déclarations de travaux dès lors que l'autorisation a été accordée de façon expresse ou tacite, pour les années 2018 et 2019 ; 6) le tableau d'amortissement des emprunts pour les années 2018 et 2019 ; 7) le courrier adressé par la commune aux services de l’État afin de vérifier la nature des obligations lui incombant en raison de l’inscription par arrêté du 1er février 1954 du vieux village à l’inventaire des sites pittoresques du département et en quoi elles se recoupent avec celles liées au classement et inscriptions d’éléments de l’église ; 8) la réponse apportée à ce courrier par les services de l’État ; 9) la délibération du conseil municipal, au format numérique, relative au permis de construire n° X délivré le 19 octobre 2019. En premier lieu, en l'absence de réponse du maire de Chamelet, la commission rappelle que les documents produits et reçus par l’administration en matière d’autorisations individuelles d’urbanisme sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration et, s'agissant des décisions expresses prises par le maire au nom de la commune ainsi que des pièces obligatoirement jointes au dossier au vu duquel elles sont prises, de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Les autres pièces figurant au dossier sont communicables sous les réserves prévues aux articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Lorsqu’aucune décision expresse n’a été prise par le maire sur la demande, le dossier perd son caractère préparatoire et devient communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, à l’expiration du délai faisant naître une décision tacite sur cette demande. En vertu du principe de l'unité du dossier, le droit à communication s'applique alors à tous les documents qu'il contient, dans le respect, toutefois, des dispositions des articles L311-5 et L311-6 de ce code, en application desquelles certains documents ne sont communicables qu’après occultation des mentions dont la communication porterait atteinte, notamment, à la sécurité publique ou à la sécurité des personnes, ou encore à la protection de la vie privée. La commission précise néanmoins qu’il n’y a jamais lieu d’occulter l’adresse du pétitionnaire, laquelle peut s’avérer au demeurant nécessaire à une personne pour notifier son recours contentieux contre le permis de construire, en application de l’article R600-1 du code de l’urbanisme. Ces dispositions du code des relations entre le public et l’administration s’appliquent également, ainsi qu’il a été dit, aux documents insérés dans le dossier ayant donné lieu à une décision expresse du maire alors qu’aucune disposition législative ou réglementaire n’imposait de les joindre à la demande. Au regard de ces éléments, la commission estime que le cahier d'enregistrement des dossiers de demande de permis de construire pour les années 2018 et 2019, tout comme les documents, détenus par l'administration, relatifs aux autorisations individuelles d'urbanisme est, par nature, communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 311-2 du code des relations entre le public et l’administration, dans son intégralité sous réserve que les adresses qui y figurent soient celles des lieux de construction et non seulement celles des pétitionnaires, ces dernières constituant une mention couverte par le secret de la vie privée en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration qui devraient alors être occultées. Les autres mentions contenues dans cette liste, y compris le nom des pétitionnaires, ne sont en effet pas protégées par le secret de la vie privée ou des dossiers personnels. La commission émet donc un avis favorable aux document visés au point 1) et, sous les mêmes réserves, aux documents visés aux points 2), 3), 4), 5), 7) et 8). En deuxième lieu, la commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. La commission précise, en outre, que les contrats d’emprunt souscrits par une collectivité publique, même s’ils sont en principe soumis à un régime de droit privé, revêtent néanmoins le caractère de documents administratifs librement communicables en vertu de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration, à toute personne qui en fait la demande, dès lors que de tels contrats se rapportent aux ressources de la collectivité publique, ainsi qu'à ses frais financiers et qu’ils doivent être, à ce titre, regardés comme ayant été conclus par celle-ci dans le cadre de sa mission de service public. La commission émet donc un avis favorable s’agissant des documents visés aux points 6) et 9). A toutes fins utiles, la commission précise que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies.