Avis 20201071 Séance du 16/07/2020

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 5 mars 2020, à la suite du refus opposé par le directeur général de l'école polytechnique à sa demande de communication, de préférence par voie électronique, des documents suivants : 1) l'ensemble des procès verbaux des réunions du conseil d'administration depuis le début du mandat de Monsieur X le 1er juillet 2013 jusqu'au plus récent le 12 décembre 2019 ; 2) l’ensemble des documents adressés sous forme électronique aux membres du conseil d'administration pour préparer les différentes délibérations de ces réunions. La commission relève qu’en vertu de l’article 1 du décret n° 2015-1176 du 24 septembre 2015, l’école Polytechnique est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel bénéficiant des responsabilités et compétences élargies, constitué sous la forme d'un grand établissement au sens de l'article L. 717-1 du code de l'éducation. Elle rappelle également qu’en application de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Sont considérés comme documents administratifs, au sens des titres Ier, III et IV du présent livre, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l'Etat, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions ». La commission en déduit que sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application des dispositions de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve le cas échéant de l’occultation préalable des mentions protégées par les secrets de l’article L311-6 du même code, les procès-verbaux des réunions des conseils d'administration des établissements publics, une fois qu'ils ont été approuvés, et les documents adressés aux membres en vue de la réunion dès lors qu'ils ne revêtent plus un caractère préparatoire, c'est-à-dire une fois que la décision qu'ils préparaient a été soumise au vote du conseil d'administration ou que le conseil y a renoncé. Sous ces réserves, la commission émet un avis favorable à la communication des documents sollicités. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le directeur général de l'école Polytechnique a informé la commission qu’il n’a pas été donné suite à la demande de Monsieur X compte tenu du volume conséquent des documents demandés (250 pièces à traiter sur la période 2013 à 2019) et du caractère systématique de la demande, sans aucun ciblage thématique ou temporel. La commission en prend note mais rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, ce qui ne lui est pas apparu en l’espèce, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services.