Avis 20200851 Séance du 30/06/2020

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 21 février 2020, à la suite du refus opposé par le maire de Fresnes-sur-Escaut à sa demande de communication par courrier électronique, sous format Excel ou Word, de la liste nominative des agents de la commune et du CCAS indiquant le statut, la catégorie, le grade, la date d'entrée, le temps complet ou non complet, l'affectation et le service, à la date du 31 décembre 2019. A titre liminaire, la commission considère qu'une liste d'agents publics, en tant qu’elle fait simplement apparaître le nom et les prénoms des agents ainsi que leur affectation, leur situation administrative, ou encore leur corps d'appartenance, grade, échelon ou leur indice de traitement, constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande, sous réserve toutefois d'occulter préalablement, le cas échéant, conformément à l'article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, les mentions relatives à la situation personnelle des intéressés, dont la communication porterait atteinte à la protection de leur vie privée, les mentions portant une appréciation ou un jugement de valeur sur les agents, ou les mentions qui feraient apparaître de leur part un comportement dont la divulgation pourrait leur porter préjudice. Elle observe qu'en application des dispositions du Livre III du code précité, il ne fait pas obligation aux administrations, si le document sollicité n'existe pas en l'état, de procéder à l'établissement d'un nouveau document qui ne pourrait être obtenu à l'aide d'un traitement automatisé d'usage courant En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Fresnes-sur-Escaut a informé la commission de ce que le document comportant les informations sollicitées, s'agissant de la liste des agents de la commune, n'existe pas en l'état et qu’il ne pourrait être obtenu que par une opération excédant un simple traitement automatisé d'usage courant. En revanche, la liste des agents existante a été transmise au demandeur. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d'avis sur ce point. S'agissant de la demande portant sur la communication de la liste des agents du CCAS, le maire de Fresnes-sur-Escaut a indiqué qu'il n'est pas en possession du document demandé. La commission précise cependant qu’il appartient à l'administration saisie, en application du sixième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, de transmettre la demande de communication, accompagnée du présent avis, à l’autorité administrative susceptible de détenir les documents sollicités, en l’espèce le CCAS de Fresnes-sur-Escaut, et d’en aviser Monsieur X. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.