Avis 20200026 Séance du 25/06/2020

Maître X, conseil de Madame X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 3 janvier 2020, à la suite du refus opposé par le président du Conseil départemental de la Seine-Saint-Denis à sa demande de communication des documents suivants concernant sa cliente : 1) copie, sous format électronique, des fichiers contenus dans le réseau partagé du SAG de la DPAS, y compris les fichiers de l'espace BCISI supprimés depuis le mois de juin 2019 ; 2) copie de la totalité des mails reçus et envoyés de sa boite mail Zimbra ; 3) copie des mails supprimés de sa boite mail depuis son arrivée à la DPAS le 1er septembre 2018 ; 4) copie de la liste des appels émis depuis son poste téléphonique vers celui de Mme X dont le nombre d'appels non décrochés ; 5) copie couleur de ses feuilles de congés. En l’absence de réponse du président du Conseil départemental de la Seine-Saint-Denis à la date de sa séance, la commission considère que les documents mentionnés au point 1) sont des documents administratifs. Elle estime toutefois qu’ils sont communicables sous réserve, d'abord, qu’ils soient achevés et qu’ils ne soient pas préparatoire à une décision à venir, ensuite, de l'occultation des mentions protégées par l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration et, enfin, que leur communication ne portent pas atteinte aux secrets protégés à l'article L311-5 du même code. Elle émet donc sur ce point et sous ces réserves, un avis favorable. S’agissant des documents mentionnés aux points 2) et 3), la commission rappelle que les courriels professionnels sont des documents administratifs. Elle estime toutefois que ces points de la demande, en raison de leur généralité et de leur imprécision ne mettent pas la collectivité à même d'identifier précisément les documents à communiquer. Elle rappelle que le droit d'accès aux documents administratifs défini par le livre III de ce code ne contraint pas l'administration à effectuer des recherches pour répondre à une demande et que les administrations ne sont pas tenues de répondre aux demandes trop générales ou insuffisamment précises (CE 27 sept. 1985, Ordre des avocats au barreau de Lyon c/ X, req. n° 56543, Lebon 267 ; CE 30 juin 1989, OPHLM de la Ville de Paris, req. n° 83477). Elle invite en conséquence le demandeur à préciser sa demande et la déclare irrecevable sur ces points. S’agissant du document mentionné au point 4), la commission estime que si la liste demandée peut être obtenue par un traitement automatisé d'usage courant, elle constitue un document administratif communicable à l'intéressé en application des dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet par suite un avis favorable sur ce point, sous cette réserve. Enfin, s’agissant du document mentionné au point 5), la commission estime qu'une copie de ce document, qui n'a pas à être en couleur, est communicable à l’intéressée en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration.