Avis 20195764 Séance du 16/01/2020

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 décembre 2019, à la suite du refus opposé par le maire de Beaupréau-en-Mauges à sa demande de copie certifiée conforme de l'extrait d'acte de naissance de son arrière‐grand‐mère, Madame X, née dans la commune le X. La commission, qui a pris connaissance de la réponse du maire de Beaupréau-en-Mauges, relève tout d’abord que la demande ne porte pas sur la délivrance de la copie certifiée conforme, laquelle a été effectuée par le maire alors au demeurant qu'aucune disposition du livre III du code des relations entre le public et l'administration n'impose à l'administration de délivrer une copie certifiée conforme de documents, mais sur les modalités de reproduction, Monsieur X requérant une photocopie de l’acte. La commission rappelle que selon l’article L213-1 du code du patrimoine, l'accès aux archives publiques se fait « dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration ». Cet article instaure le principe du libre choix par le demandeur des formes dans lesquelles s'effectue la communication. Ce principe souffre cependant plusieurs tempéraments destinés à concilier le droit d'accès avec le bon fonctionnement du service public et la bonne conservation des documents d'archives qui, en général, ne doivent pas être photocopiés. Ainsi, le droit d'accès s'exerce-t-il dans la limite des possibilités techniques de l'administration conservant les documents ainsi que dans la limite des manipulations et techniques de reproduction compatibles avec leur conservation. En effet, si le demandeur ne souhaite pas bénéficier d'une communication gratuite sur place, la reproduction, aux frais du demandeur, doit être envisagée. Si la photocopie doit être écartée afin de préserver un original fragile, la reproduction peut prendre une autre forme, notamment celle d'une photographie, à condition que celle-ci ne soit pas, elle aussi, de nature à fragiliser le document original. Le caractère envisageable de la reproduction photographique ou de tout autre mode de reproduction doit être laissé à l'appréciation des personnels scientifiques et techniques responsables de la conservation des fonds. En l’espèce, la commission estime que la photocopie des registres reliés d’état civil est, par principe, susceptible de nuire à leur bonne conservation. Elle émet donc un avis défavorable à la communication par photocopie de l'acte d'état civil sollicité, et recommande de procéder à la communication de l’intégralité de cet acte dans les conditions qui viennent d’être rappelées, le cas échéant, au moyen d’une transcription manuelle complète.