Avis 20195360 Séance du 30/06/2020

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 28 octobre 2019, à la suite du refus opposé par le président de la communauté de communes du Limouxin à sa demande de communication des documents suivants : 1) la délibération intégrale n° 2017-03-/27-36, validée par les services de la sous-préfecture de Limoux, concernant en particulier la réhabilitation de l'ancienne tuilerie et portant l'autorisation de programme (AP) 2017-2020, ainsi que les crédits de paiement (CP) 2017 ; 2) pour les six derniers exercices comptables : a) le compte administratif du budget annexe des ordures ménagères ; b) les états de répartition de la taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM) que doivent fournir obligatoirement les collectivités locales ; c) la comptabilité « croisée par fonction » ; d) la comptabilité analytique, en recettes et dépenses, concernant le seul service d'enlèvement des ordures ménagères, accompagnée des principales pièces justificatives relatives à ce service. La commission rappelle qu’il résulte de l'article L5211-46 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux des organes délibérants des établissements publics de coopération intercommunale, des arrêtés de leur président, ainsi que de leurs budgets et de leurs comptes. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration (CE, Section, 11 janvier 1978, Commune de Muret, p. 5), sans qu'il y ait lieu, à cet égard, d'appliquer les dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration (CE, 10 mars 2010, Commune de Sète, n° 303814). En l'espèce, après avoir pris connaissance de la réponse du président de la communauté de communes du Limouxin, la commission relève que le document mentionné au a) du 2) ainsi que celui intitulé « comptabilité analytique, en recettes et dépenses », mentionné au 2) d) de la demande, n'existent pas. Elle ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d'avis sur ces points. La commission estime que les autres documents sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L5211-16 du code général des collectivités territoriales et de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle relève, s'agissant des pièces justificatives mentionnées au point 2) d) de la demande, que le président de la communauté de communes du Limouxin a exigé du demandeur qu'il précise l'objet de sa demande, compte tenu du volume de documents concernés, dont certains sont archivés. La commission rappelle, à cet égard, que le livre III du code des relations entre le public et l’administration ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, Ordres des avocats de Lyon c/ X, recueil page 267). Par conséquent, lorsque la demande est trop imprécise pour permettre à l'administration, compte tenu des moyens dont elle dispose, d'identifier les documents souhaités, elle est en droit d'indiquer au demandeur que sa demande excède les limites fixées au droit d'accès prévu par le code précité et de l'inviter, s’il le souhaite, à préciser la nature et l’objet de ces documents en lui adressant une nouvelle demande. La commission relève en l'espèce qu'une demande visant les principales pièces justificatives relatives à la comptabilité analytique du service d'enlèvement des ordures ménagères, pour les six derniers exercices comptables, bien que concernant un volume important de pièces, fixe une borne temporelle précise et identifie avec suffisamment de précision les documents sollicités. Elle estime qu'une telle demande est suffisamment précise. La commission rappelle, à cet égard, que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication ou la communication d'autres documents que ceux demandés. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. Enfin, s'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. La commission estime, en l'espèce, que le président de la communauté de communes du Limouxin est fondé à subordonner la délivrance de copies des documents sollicités, si ces derniers n'existent pas sous une autre forme, à une participation financière préalable du demandeur, à hauteur de 0,18 euros la page. Elle émet donc un avis favorable à la communication des documents demandés, selon les modalités rappelées ci-dessus. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.