Avis 20195230 Séance du 30/06/2020

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 2 décembre 2019, à la suite du refus opposé par le directeur du centre hospitalier Les Cygnes à sa demande de communication des éléments suivants : 1) copie, par envoi postal ou par remise en mains propres, des documents suivants le concernant : a) l'état annuel pour la période du 1er au 31 décembre 2018 et du 1er au 30 avril 2019 ; b) le procès-verbal du comité technique d'établissement (CTE) et du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) du 19 juillet 2019 ; c) la fiche d'aptitude du médecin du travail concernant l'année 2018 ; 2) copie, par envoi postal, de son évaluation rédigée par Madame X ; 3) mise à disposition de son dossier personnel. En ce qui concerne le procès-verbal du comité technique d'établissement (CTE) et du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) du 19 juillet 2019, la commission prend note de ce que par une lettre du 10 décembre 2019, le centre hospitalier Les Cygnes, a indiqué à son agent l’emplacement où ces documents pouvaient être consulté dans le réseau informatique. La commission rappelle toutefois qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. Elle émet donc un avis favorable. En ce qui concerne la fiche d'aptitude du médecin du travail concernant l'année 2018 et l'état annuel, en l’absence de réponse du centre hospitalier Les Cygnes, la commission estime que ces documents sont communicables au demandeur en application de l'article L1111-7 du code de la santé publique et de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable. En ce qui concerne les documents visés aux points 2) et 3), la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration. En application de ce principe, la commission, qui n'a pas connaissance d'une procédure disciplinaire en cours visant Monsieur X, émet donc un avis favorable s’agissant des documents visés aux points 2) et 3). Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.