Avis 20195140 Séance du 02/04/2020

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 octobre 2019, à la suite du refus opposé par le président de la société publique locale Alpexpo à sa demande de communication des éléments préparatoires à la rédaction de la note d'information des actionnaires sur les résultats 2013 du 15 juillet 2014, remise aux membres du conseil d'administration : 1) les éléments rédigés par Monsieur X préalablement à la version de la note transmise aux membres du conseil d'administration ; 2) les éléments qui ont été remis à Monsieur X (sans que la liste ne soit exhaustive : notes des services d'ALPEXPO, notes des services de la ville de Grenoble, notes du cabinet du maire de Grenoble, etc.) pour la préparation de cette note ; 3) les mails que Monsieur X a pu échanger (écrits ou reçus par lui), dans le cadre de la préparation de cette note, avec les membres et représentants de ces trois entités, qu'il s'agisse d'élus, de membres de cabinet du maire de Grenoble, d'agents de la ville de Grenoble, de salariés ou de membres du conseil d'administration d'ALPEXPO. En l’absence de réponse du président de la société publique locale Alpexpo, la commission comprend de la demande qu’elle porte sur des documents détenus par cette société, alors qu’elle bénéficiait d’un statut de société d’économie mixte locale. La commission rappelle qu’aux termes des articles L1521-1 et suivants du code général des collectivités territoriales, les sociétés d’économie mixte locales, qui sont des sociétés anonymes, ont notamment pour objet de réaliser des opérations d’aménagement, de construction, d’exploiter des services publics à caractère industriel ou commercial ou exercer toute autre activité d’intérêt général. La commission rappelle ensuite, qu'en vertu de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration, sont considérés comme documents administratifs, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l'État, les collectivités territoriales, ainsi que par les autres personnes de droit public ou de droit privé chargées de la gestion d'un service public. La commission considère que les missions qui sont dévolues aux sociétés d'économie mixte par les collectivités qui les ont créées constituent des missions de service public au sens de ces dispositions. Les documents qui se rapportent à ces activités présentent, sauf exception tenant à leur nature propre, le caractère de document administratif soumis au droit d'accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l'administration et sont par suite communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve de la disjonction des pièces ou de l’occultation des éventuelles mentions couvertes par l'un des secrets protégés par l’article L311-6 de ce code. Enfin la commission précise qu'aux termes des 1er et 2e alinéas de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Le droit à communication ne s'applique qu'à des documents achevés. Il ne concerne pas les documents préparatoires à une décision administrative tant qu'elle est en cours d'élaboration ». En application de ces dispositions, la commission distingue ainsi deux types de documents : - les documents inachevés en la forme, tels que les ébauches, brouillons et versions successives d'un document, qui précèdent l'élaboration d'un document complet et cohérent, et qui ne peuvent être communiqués en l'état. Seul le document achevé sera communicable, le cas échéant. - les documents préparatoires, lesquels ont acquis leur forme définitive, mais dont la communication est subordonnée à l’intervention de la décision administrative qu'ils préparent. En l’espèce, la commission comprend que la demande porte sur des documents qui retracent l'exercice, par une société d’économie mixte, des missions de service public qui lui ont été confiées. En application des principes précédemment énoncés, la commission qui n’a pu prendre connaissance des documents sollicités, émet un avis favorable à la demande, sous réserve qu’ils existent et qu’ils ne présentent pas le caractère de documents inachevés.