Avis 20195132 Séance du 30/06/2020

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 16 octobre 2019, à la suite du refus opposé par la directrice du comité d'action sociale intercommunal de Forcalquier à sa demande de communication de l'intégralité des pièces de son dossier personnel. La commission rappelle que les documents demandés, composant le dossier d’un agent public, sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, dès lors qu’ils ne présentent plus de caractère préparatoire à une décision en cours d’élaboration, et notamment dès l'achèvement d'une procédure disciplinaire, sous réserve de l’occultation ou de la disjonction des mentions dont la communication porterait atteinte à l’un des intérêts protégés par les articles L311-5 et L311-6 du même code. En application de ces dispositions doivent notamment être disjoints ou occultés, avant communication, les éléments qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable, qui font apparaître d'une personne physique ou morale un comportement dont la divulgation pourrait lui porter préjudice, ou dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, sauf à ce que ces disjonctions ou occultations privent d'intérêt la communication de ce document. En l’espèce, dès lors que la commission comprend que la procédure de licenciement est parvenue à son terme, elle émet un avis favorable, en l’état et sous ces réserves, à la communication des documents demandés. La commission rappelle également qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. La commission précise, enfin, que l’absence de régie de recettes ne fait pas obstacle à la délivrance de copies au demandeur, l'administration n'étant pas tenue de facturer le montant de la reproduction des documents au demandeur (avis n° 20073084 du 13 septembre 2007 ; n° 20064872, précité) ou pouvant émettre un titre exécutoire (avis n° 20135277 du 30 janvier 2014). En l'espèce, la commission, qui a pris connaissance de la réponse de l'administration, prend note du volume important du dossier et de ce que l'intéressée a déjà pu avoir accès à ce dossier, au cours de la procédure de licenciement, et été destinataire d'éléments la concernant (arrêtés, courriers ...). Elle rappelle, toutefois, que la circonstance que les documents aient déjà fait l'objet d'une ou plusieurs consultations ne fait pas obstacle à une nouvelle demande (CE, 21 oct. 1983, X, n° 38000, publié au Recueil), sous réserve que les demandes de Madame X n'aient pas pour objet de perturber le bon fonctionnement de l'administration sollicitée ou pour effet de faire peser sur elle une charge disproportionnée au regard des moyens dont elle dispose, auquel cas la demande serait abusive (CE, 14 nov. 2018, Ministre de la culture c/ Société pour la protection des paysages et de l'esthétique de la France, n°s 420055 et 422500, aux Tables du Recueil Lebon). Tel peut être, notamment, le cas des demandes récurrentes, portant sur un volume important de documents traitant, le cas échéant, de la même affaire, des demandes que le service sollicité est manifestement dans l'incapacité matérielle de traiter, ou encore des demandes portant sur des documents auxquels le demandeur a déjà eu accès. En l'état des informations dont elle dispose, la commission estime que la demande ne présente pas un caractère abusif. Elle souligne, enfin, que si le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication, l’administration est en revanche fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission émet donc un avis favorable à la communication d'une copie des documents sollicités à la demanderesse, selon les modalités précédemment rappelées. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.