Avis 20194633 Séance du 02/04/2020

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 20 septembre 2019, à la suite du refus opposé par le maire de Willems à sa demande de copie, au format PDF sur une clé USB fournie par le demandeur, du grand livre des écritures comptables de la commune pour l'exercice 2018, sachant qu'une consultation sur place lui a déjà été accordée. La commission constate que le refus ne porte pas sur le principe de la communication du document sollicité mais sur les modalités de cette communication. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Willems a informé la commission, d’une part, que l’intéressé avait été invité à consulter sur place les grands livres comptables 2017 et 2018 qui lui ont été communiqués en version papier, documents dont il a pu prendre des photographies et, d’autre part, que sa requête introduite devant le tribunal administratif de Rennes tendant à contester le refus de communication du grand livre comptable de l’année 2018 avait été rejetée. La commission précise à titre liminaire que l’introduction d’une instance juridictionnelle ne prive pas, par elle-même, d'objet la demande de communication formée au titre du droit d'accès aux documents administratifs qu'un administré ou une administration détient en vertu des dispositions du code des relations entre le public et l'administration. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission précise que l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration ne fait pas obligation à l’administration de copier un document sur un support fourni par le demandeur (CD-Rom, clé USB…). Il lui est toutefois loisible d’y procéder, si elle le souhaite. Dans ce cas, les frais de reproduction ne sauraient inclure le coût du support prévu à l’article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration. En l’espèce, la commission comprend de la demande, que le grand livre comptable dont la communication est sollicitée en version PDF et sur clé USB, n’existe qu’en format papier et en déduit, en application des principes énoncés ci-dessus, que la commune n’était pas tenue de communiquer le document demandé selon les modalités choisis par Monsieur X. Par ailleurs, si l'administration n'est légalement tenue de faire droit à une demande tendant à la communication de documents par le biais de photographies à l’occasion d’une consultation sur place, elle constate que l’intéressé a été autorisé à utiliser ce support pour obtenir une version du document demandé. Elle estime en conséquence que la demande est devenue sans objet.