Avis 20194088 Séance du 28/11/2019

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 28 mars 2019, à la suite du refus opposé par le président du centre de gestion de la fonction publique territoriale de la Gironde à sa demande de copie de son dossier comprenant le volet administratif et le volet médical : 1) le contrat de travail ; 2) le bulletin de salaire ; 3) l’arrêt de travail ; 4) la convocation médicale ; 5) la convocation à la visite médicale d'embauche intitulée chargé(e) de clientèle polyvalente ; 6) le certificat médical établi par le médecin du travail ; 7) la reconnaissance travailleur handicapé ; 8) la déclaration d'embauche ursaaf ; 9) la notification de la décision relative au taux d'incapacité partielle permanente ; 10) le certificat de travail ; 11) les certificats médicaux ; 12) l'attestation pôle emploi ; 13) la correspondance et formulaire cap emploi ; 14) le contrat d'abonnement bus TBC ; 15 ) le courrier TBC ; 16) le relevé d’identité bancaire ; 17) la déclaration travailleur handicapé aux organismes ayant une mission de service publique ou administration ; 18) les correspondances courrier et courriel de Monsieur X ; 19) l'attestation de dépôt à la préfecture de la gironde, le contrat de travail et le certificat médical d'aptitude ( pour chaque contrat que la caisse crédit municipal de Bordeaux a déposé à la préfecture) ; 20) la feuille d'autorisation de congés ; 21) la feuille d'autorisation de RTT ; 22) le planning ; 23) l'évaluation professionnelle annuelle pour chaque contrat ; 24) la feuille d'autorisation d'absence pour motif médical ; 25) l'attestation de destruction du code d'accès SAAB ET AS 400 ; 26) la correspondance électronique entre elle et Madame X ; 27) la correspondance électronique entre elle et Madame X ; 28) la correspondance électronique avec l'ensemble des agents de la caisse du crédit municipal de Bordeaux ; 29) la correspondance électronique entre elle et les agents de la caisse du crédit municipal ; 30) la correspondance électronique entre elle et Madame X ; 31) la correspondance électronique entre elle et Madame X ; 32) la correspondance électronique entre elle et Madame X et accident de service de Madame X ; 33) la déclaration de vacances d'emploi ; 34) la candidature en qualité de travailleur handicapé adressée à Madame X ; 35) le curriculum vitae ; 36) la lettre de motivation ; 37) la correspondance électronique accompagnée du formulaire du centre de gestion pôle emploi ; 39) la preuve d'envoi du contrat de travail et l'avis de réception ; 40) l'ensemble des documents administratif et médicaux à son nom. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'aux termes de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Sont considérés comme documents administratifs, (…), quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d’une telle mission ». Elle considère que tout ensemble cohérent d’informations, quels que soient sa forme et son support, répond à la définition d’un document administratif au sens de ces dispositions. Il peut ainsi s’agir d’écrits, dactylographiés et manuscrits, d’enregistrements audio et vidéo, de photographies, de radiographies, de fichiers informatiques, de bases de données, de courriers électroniques. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président du centre de gestion de la fonction publique territoriale de la Gironde a informé la commission qu'il avait transmis à l'intéressée les documents en sa possession, mentionnés aux points 35) à 37) de la demande, par un courrier du 26 septembre 2019, versé au dossier. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d'avis sur ces points. La commission rappelle, par ailleurs, s'agissant de la correspondance mentionnée au point 18) de la demande et des courriers électroniques mentionnés aux points 18) et 26) à 33), que ceux-ci sont communicables à l'intéressée sous réserve de revêtir le caractère d'un document administratif. Elle rappelle que tel est le cas des messages relatif à une demande de prestation présentée à une autorité administrative ou encore des messages à caractère professionnel des agents publics. Elle souligne que ne saurait faire obstacle à l'exercice de ce droit d'accès ni la protection de la vie privée, qui n'est pas en cause s'agissant d'une demande de communication présentée par la personne directement concernée, ni le secret des correspondances, qui ne protège pas, vis-à-vis de leur employeur, les correspondances à caractère professionnel de ses agents. La commission rappelle en outre que l'article L1111-7 du code de la santé publique reconnaît le droit à toute personne d'accéder aux informations concernant sa santé, détenues par des professionnels ou des établissements de santé, à l'exception des informations mentionnant qu'elles ont été recueillies auprès de tiers n'intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. En vertu du même article et du dernier alinéa de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, ces informations sont communiquées au demandeur, selon son choix, directement ou par l'intermédiaire d'un médecin qu'il désigne à cet effet. En l'espèce, à l'exception du document mentionné au point 32) de la demande, intitulé "accident de service de Madame X", à condition que les éléments fournis par Madame X permettent au président du centre de gestion de la fonction publique territoriale de la Gironde d’identifier les documents sollicités et sous réserve que cette autorité administrative ne soit pas tenu, afin de satisfaire la demande de communication, de solliciter d'un tiers la remise de documents qui ne sont pas en sa possession, la commission estime que les documents sollicités, s'ils revêtent un caractère administratif, s'ils existent, et sous réserve de l'occultation ou de la disjonction préalables des mentions des documents relatives à personnes autres que Madame X relevant de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, sont communicables à l'intéressée. La commission émet, sous ces réserves, un avis favorable à la demande. La commission rappelle, à toutes fins utiles, que si le président du centre de gestion de la fonction publique territoriale de la Gironde ne détient pas ces documents, il lui appartient, conformément au sixième alinéa de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration, de transmettre la demande ainsi que le présent avis à l'administration susceptible de le détenir afin qu'elle puisse y donner suite, et d'en informer Madame X. Enfin, la commission relève que Madame X a adressé un certain nombre de demandes à l’administration. Elle invite celui-ci à faire preuve de modération dans l’exercice du droit d’accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l’administration et rappelle que l’administration n’est pas tenue de donner suite aux demandes présentant un caractère abusif.