Avis 20193894 Séance du 16/01/2020

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 30 juillet 2019, à la suite du refus opposé par le maire de Rives à sa demande de communication des documents suivants issus tant de la gestion des salles que de la comptabilité de la ville de Rives (compte d'exploitation détaillé) : 1) par salle telles que listées au compte rendu du conseil municipal du 7 février 2019 au point II et pour l'année civile 2018 : a) par date et par salle, le nom des occupants et leur activité (association ou particulier) de Rives ou de l'extérieur ; b) la gratuité ou location payante ; c) en cas de location payante, le montant locatif ; 2) s'agissant des Indemnités des élus : a) la liste des collectivités et/ou établissements publics, ou autres, au sein desquels la ville de Rives est représentée ; b) par collectivité, établissement ou autre, le nom des élus représentant la ville de Rives ; c) par collectivité, établissement ou autre, l'indication si cette représentation est bénévole ou indemnisée ; d) si cette représentation est indemnisée, le montant mensuel brut et net de cette indemnité, ainsi que la prise en charge ou non de frais de déplacement ou autres attachés à cette représentation ; e) les indemnités actualisées à 2019 perçues par les élus de Rives au titre de leur mandat municipal, en euros, en montants brut et net. En l'absence de réponse du maire de Rives, la commission rappelle que le droit de communication prévu à l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration ne s'applique qu'à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. En revanche, et sous cette dernière réserve, cette loi ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, Ordres des avocats de Lyon c/ X, recueil page 267), ou d'établir un document en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Min. d'État, min. éduc. nat. c/ Mme X et CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection). Par conséquent, sauf à ce que le document visé au point 1) existe déjà ou puisse être obtenu à l’aide d’un traitement automatisé d’usage courant, la commission déclare la demande d’avis irrecevable sur ce point. Dans le cas contraire, la commission estime que ce document serait communicable à toute personne en faisant la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. S'agissant des documents visés au point 2), la commission constate à la lecture des derniers échanges entre le demandeur et la commune, que la liste visée au a) a été communiquée à Monsieur X. Par conséquent la commission estime que ce point est devenu sans objet. Concernant les documents visés du b) au d) du point 2), la commission renouvelle son observation précédente selon laquelle le droit de communication prévu à l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration ne s'applique qu'à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. Par conséquent sauf à ce qu'un document existant comporte les informations sollicitées par le demandeur, ou à ce qu'un tel document puisse être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant, la commission déclare la demande d'avis irrecevable. S'agissant enfin du e) du point 2), la commission rappelle que les dispositions des articles L2123-20 et suivants du code général des collectivités territoriales fixent les conditions dans lesquelles le maire, les adjoints et les conseillers municipaux peuvent percevoir une indemnité de fonction. Elle indique que la vie privée des élus doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. De même, en principe, les documents faisant apparaître le comportement d'une personne physique nommément désignée ou aisément identifiable, dont la divulgation pourrait lui porter préjudice, n'est communicable qu'à cette personne, conformément aux dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. La commission considère toutefois que les fonctions et le statut des élus justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. A ce titre, les bulletins des indemnités versées aux élus locaux sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en vertu de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l'administration, lorsqu’elles sont fixées de façon forfaitaire et objective mais également lorsqu’elles tiennent compte de l’activité réelle des élus. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des élus (date de naissance, adresse personnelle, coordonnées bancaires, etc.) ne sont pas communicables à des tiers en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. La commission émet en conséquence un avis favorable sur ce point de la demande. Elle précise également que dans l'hypothèse où la commune de Rives ne disposerait pas des documents sollicités, il lui appartiendrait, en application du sixième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, de transmettre la demande de communication, accompagnée du présent avis, aux autorités administratives susceptibles de les détenir, et d’en aviser le demandeur.