Avis 20193500 Séance du 31/03/2020

Madame X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 5 juillet 2019, à la suite du refus opposé par le maire de Montpellier à sa demande de communication, par courrier électronique, de l'ensemble des documents suivants, pour les années 2017 et 2018, relatifs à : 1) la gestion des populations de rongeurs sur l’ensemble du territoire de la commune comprenant notamment : a) les conventions, contrats passés avec les prestataires, organisations, entreprises, associations, y compris les facturations ; b) les achats de substances visant soit à l’élimination des animaux, soit à leur stérilisation ; c) les achats ou locations de pièges, et matériels de destructions de terriers ; 2) la gestion des populations de chats errants ou libres sur l’ensemble du territoire de la commune comprenant notamment : a) les conventions, contrats passés avec les prestataires, organisations, entreprises, associations, y compris les facturations ; b) les achats de substances visant soit à l’élimination des animaux, soit à leur stérilisation ; c) les achats ou locations de matériels de piégeage ; 3) la gestion des populations d’oiseaux (pigeons, corneilles, étourneaux, goélands et autres oiseaux) sur l’ensemble du territoire de la commune comprenant notamment : a) les conventions, contrats passés avec les prestataires, organisations, entreprises, associations, y compris les facturations ; b) les achats de substances visant soit à l’élimination des animaux, soit à leur stérilisation ; c) les achats ou locations de pièges, et matériels de destructions des nids et animaux. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Montpellier a informé la commission que les documents demandés ont été communiqués au demandeur par courrier du 20 août 2019 à l’exception des factures résultant de l’exécution des marchés en cause, le volume des documents à produire impliquant que le demandeur précise l’objet de sa demande avant toute communication. La commission qui relève que les factures sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, sous réserve le cas échéant de l'occultation des mentions couvertes par le secret des affaires, rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. Par suite, la commission déclare sans objet la demande d'avis en tant qu'elle porte sur des délibérations, convention et contrats déjà communiqués et émet, sous les réserves énoncées plus haut, un avis favorable à la communication des factures demandées. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.