Avis 20193458 Séance du 23/04/2020

Maître X, X, avocat, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 3 juillet 2019, à la suite du refus opposé par le bâtonnier de l'ordre des avocats du barreau de Strasbourg à sa demande de communication, au format pdf sur CD-rom ou clé USB, des documents suivants, relatifs à son client : 1) l'intégralité de son dossier individuel ; 2) les courriers reçus par l'ordre le concernant nominativement. En premier lieu, en réponse à la demande qui lui a été adressée, le bâtonnier de l'ordre des avocats du barreau de Strasbourg a informé la commission que le dossier individuel mentionné au point 1) avait été communiqué au demandeur, le 27 juin 2019, en format papier compte tenu de l'absence de base documentaire numérisée, et contre paiement des frais de copie. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. Par ailleurs, la commission rappelle qu’en vertu de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. La commission constate que l'ordre des avocats du barreau de Strasbourg a respecté ces dispositions. La commission ne peut, dès lors, que déclarer la demande d'avis irrecevable sur ce point. En second lieu, s'agissant du point 2) de la demande, la commission rappelle que les documents détenus par l'ordre des avocats dans le cadre de sa mission de service public constituent, en principe, des documents administratifs, sauf dans le cas où ils revêtent, à raison de leur objet, un caractère judiciaire. Elle relève ensuite qu'il résulte de l'article 17 de la loi n° 71-1130 modifiée portant réforme de certaines professions judiciaires et juridiques que « le conseil de l'ordre a pour attribution de traiter toutes questions intéressant l'exercice de la profession et de veiller à l'observation des devoirs des avocats ainsi qu'à la protection de leurs droits » et qu'il a notamment pour tâche : « de traiter toute question intéressant l'exercice de la profession, la défense des droits des avocats et la stricte observation de leurs devoirs ». Après avoir pris connaissance de la réponse de l'administration, la commission estime que les courriers sollicités, à l'exception de ceux qui se rattacheraient à une activité juridictionnelle, revêtent un caractère administratif et sont donc communicables à l'intéressé, dans la mesure où ils n'auraient pas été transmis par le courrier du 27 juin 2019, sous réserve de l'occultation préalable, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, d'éventuelles mentions susceptibles de porter atteinte à la protection de la vie privée d'un tiers, comportant une appréciation ou un jugement de valeur sur une tierce personne physique nommément désignée ou facilement identifiable ou révélant le comportement d'une tierce personne dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice, La commission émet donc, sous ces réserves, un avis favorable.