Avis 20193209 Séance du 31/03/2020

Monsieur X, pour l'association X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 20 juin 2019, à la suite du refus opposé par le maire de Romainville à sa demande de copie intégrale du registre des actes administratifs de la commune depuis le 1er janvier 2015. En l'absence de réponse de l'administration, la commission estime que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration et de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. La commission précise toutefois, qu'en application du quatrième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, le droit à communication des documents administratifs ne s'exerce plus lorsque les documents sollicités font l'objet d'une diffusion publique. Aussi, dans l'hypothèse où le recueil des actes administratifs de la ville de Romainville serait disponible sur un site internet, la commission ne pourrait que déclarer irrecevable cette demande. La commission précise également, dans le cas où la demande porterait sur le registre dans lequel sont consignés les arrêtés relatifs aux agents exerçant dans la commune, que ces documents ne peuvent être consultés librement par Monsieur X, dès lors qu'ils sont susceptibles de comporter des appréciations d'ordre individuel ou des mentions relatives à la vie privée des agents concernés, lesquelles ne sont communicables qu'aux personnes intéressées en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. La commission précise enfin, à toutes fins utiles, que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies. Elle émet donc un avis favorable sous les réserves précitées. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.