Avis 20192901 Séance du 18/07/2019

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 4 avril 2019, à la suite du refus opposé par le président du Conseil supérieur de l'audiovisuel (CSA) à sa demande de communication des mails, documents envoyés ou transmis lors des échanges et des notes prises lors de rendez-vous entre le directeur général ou le secrétaire général du CSA, ou leur adjoint, ou un membre de son collège, et MICROSOFT entre le 1er juillet 2017 et le 31 décembre 2017 tels que décrits à l'adresse https://www.hatvp.fr/fiche-organisation/?organisation=327733184&fiche=S0V2W563. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'aux termes de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Sont considérés comme documents administratifs, (…), quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d’une telle mission ». Elle considère que tout ensemble cohérent d’informations, quels que soient sa forme et son support, répond à la définition d’un document administratif au sens de ces dispositions. Il peut ainsi s’agir d’écrits, dactylographiés et manuscrits, d’enregistrements audio et vidéo, de photographies, de radiographies, de fichiers informatiques, de bases de données, de courriers électroniques. La commission estime que les documents produits ou reçus par les personnes publiques mentionnées à l'article 18-2 de la loi n° 2013-907 du 11 octobre 2013 relative à la transparence de la vie publique, dans le cadre de leurs rapports avec des représentants d'intérêts, entrent dans le champ des dispositions du code des relations entre le public et l'administration précitées et qu'il sont, par voie de conséquence, en principe, communicables à toute personne qui en fait la demande, à l'exception de ceux qui auraient le caractère d'actes préparatoires à une décision administrative à intervenir, qui ne deviendront communicables que lorsque cette décision sera intervenue ou quand l'administration n'y a pas manifestement renoncé, à l'expiration d'un délai raisonnable. S'agissant, en premier lieu, des courriers électroniques et échanges, la commission estime qu'ils sont communicables sur le fondement du droit d’accès aux documents administratifs régi par le titre III du code des relations entre le public et l’administration, dans le respect des secrets protégés par l'article L311-6 de ce code, et par suite, le cas échéant, après occultation des mentions en relevant ou disjonction des documents qui en relèveraient entièrement en application des dispositions de l’article L311-7 du même code. Elle précise qu'il en va ainsi tant des courriers, que d'éventuels courriers électroniques détenus ou reçus par les agents publics sur leurs terminaux professionnels, qui constituent, ainsi qu'elle l'a rappelé dans son avis n° 20184184 du 6 décembre 2018, des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, s'ils sont en possession de l’administration et sont susceptibles de faire l’objet d’une extraction par un traitement automatisé d'usage courant. En ce qui concerne, en second lieu, les notes de travail, elles sont, si elles existent, communicables sous les mêmes réserves. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président du Conseil supérieur de l'audiovisuel a informé la commission qu'il avait transmis au demandeur, par courrier électronique du 1er juillet 2019, dont il joint une copie, un support de présentation remis par la société Microsoft ainsi que deux courriers électroniques émanant de représentants de cette société. La commission considère, par suite, que la demande est sans objet en tant qu'elle porte sur les courriers électroniques et échanges. Elle émet en revanche un avis favorable à la demande en tant qu'elle porte sur les notes de travail , sous les réserves rappelées, si ces documents existent.