Conseil 20192464 Séance du 18/07/2019

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 18 juillet 2019 votre demande de conseil relative au caractère communicable des documents suivants : 1) les devis n'ayant pas fait l'objet de réalisations ; 2) les devis ayant fait l'objet de réalisations, notamment tous les devis relatifs aux travaux de voirie effectués pendant la mandature. S'agissant des documents mentionnés au point 1), la commission rappelle qu'un document préparatoire est exclu du droit d'accès prévu par le titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l’administration aussi longtemps que la décision administrative qu'il prépare n'est pas intervenue ou que l'administration n'y a pas manifestement renoncé, à l'expiration d'un délai raisonnable. S'agissant des contrats de la commande publique, tels que les marchés publics, ceux-ci et les documents qui s'y rapportent ne sont donc considérés comme des documents administratifs communicables qu'à compter de leur signature. En l'espèce, la commission comprend des éléments d'information portés à sa connaissance que les devis sollicités se rapportent à des projets non suivis d'effet. Elle estime en conséquence que ces documents ne présentent pas un caractère préparatoire. Ces derniers sont ainsi communicables, en principe, à toute personne qui le demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve de l'occultation préalable, le cas échéant, des mentions portant atteinte au secret des affaires. La commission rappelle, par ailleurs, s'agissant des documents mentionnés au point 2) qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s’y rapportent sont des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret des affaires, protégé par les dispositions de l’article L311-6 de ce code. Il résulte de la décision du Conseil d’État du 30 mars 2016, Centre hospitalier de Perpignan (n° 375529), que, lorsqu’elles sont saisies d’une demande de communication de documents relatifs à un marché public, les autorités mentionnées à l’article L300-2 du même code doivent examiner si les renseignements contenus dans ces documents peuvent, en affectant la concurrence entre les opérateurs économiques, porter atteinte au secret des affaires et faire ainsi obstacle à cette communication. Le Conseil d’État a en outre précisé qu’au regard des règles de la commande publique, doivent être regardées comme communicables, sous réserve des secrets protégés par la loi, l’ensemble des pièces d’un marché public et que, dans cette mesure, l’acte d’engagement, le prix global de l’offre et les prestations proposées par l’entreprise attributaire, notamment, sont en principe communicables. En revanche, les éléments qui reflètent la stratégie commerciale d’une entreprise opérant dans un secteur d’activité et dont la divulgation est susceptible de porter atteinte au secret des affaires ne sont, en principe, pas communicables. Il en va ainsi du bordereau des prix unitaires. L'examen de l’offre d’une entreprise attributaire au regard du respect du secret des affaires conduit ainsi la commission à considérer que l’offre de prix détaillée contenue dans le bordereau des prix unitaires, la décomposition du prix global et forfaitaire ou le détail quantitatif estimatif, ne sont pas communicables aux tiers, sans qu’il soit besoin de s’interroger sur le mode de passation, notamment répétitif, du marché ou du contrat, sa nature, sa durée ou son mode d’exécution. L’examen de l’offre des entreprises non retenues au regard des mêmes principes conduit de même la commission à considérer que leur offre de prix globale est, en principe, communicable mais qu’en revanche, le détail technique et financier de cette offre ne l’est pas. En outre, pour l’entreprise attributaire comme pour l’entreprise non retenue, les dispositions de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration doivent entraîner l’occultation des éléments suivants : - les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics ; - dans les documents préparatoires à la passation du marché (procès-verbaux, rapports d'analyse des offres) les mentions relatives aux détails techniques et financiers des offres de toutes les entreprises. Au regard de ces éléments, la commission, qui n'a pas pris connaissance des devis sollicités, estime que ces derniers sont communicables à toute personne qui les demande à condition qu'ils ne mentionnent que le prix global de l'offre. Le montant des sommes intermédiaire devra ainsi, le cas échéant, être occulté. S'agissant enfin, du caractère imprécis de la demande, la commission vous rappelle que le livre III du code des relations entre le public et l’administration ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, Ordres des avocats de Lyon c/ X, recueil page 267). Par conséquent, lorsque la demande est trop imprécise pour permettre à l'administration, compte tenu des moyens dont elle dispose, d'identifier les documents souhaités, elle est en droit d'indiquer au demandeur que sa demande excède les limites fixées au droit d'accès prévu par le code précité et l'inviter, s’il le souhaite, à préciser la nature et l’objet de ces documents en lui adressant une nouvelle demande. La commission relève en l'espèce, compte tenu des éléments d'information portés à sa connaissance qu'une demande visant l'ensemble des devis relatifs aux travaux voirie effectués au cours du mandat, bien que concernant un volume important de pièces, fixe en revanche une borne temporelle précise et identifie avec suffisamment de précision les documents sollicités. La commission estime qu'une telle demande est suffisamment précise . La commission vous rappelle, à toutes fins utiles, que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication ou la communication d'autres documents que ceux demandés. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.