Avis 20191761 Séance du 06/06/2019

Madame X, pour X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 27 mars 2019, à la suite du refus opposé par la ministre du travail à sa demande de communication des documents suivants : 1) le courrier en date du 15 avril 2013 adressé par la X à Monsieur X ; 2) la copie de la réponse faite à la X ; 3) les notes, travaux et/ou rapports produits par liste des réunions (avec détail des participants) tenues par le groupe de travail constitué par le Ministère du travail sur l'application du principe « à travail égal, salaire égal » de mai 2013 à janvier 2015 ; 4) la liste des rendez-vous entre Madame X et/ou d'autres membres du cabinet du ministre X, et la Fédération des Entreprises de Propreté et/ou X, ayant eu lieu en juillet 2014 ; 5) la copie des échanges par courriers entre Madame X et/ou d'autres membres du cabinet du ministre X, et la X et/ou X, sur la période juillet 2014-octobre 2014 ; 6) la liste des rendez-vous entre Madame X et/ou d'autres membres du cabinet du ministre X, et la X et/ou X, sur la période décembre 2014-février 2015 ; 7) la copie des échanges par courriers entre Madame X et/ou d'autres membres du cabinet du ministre X, et la X et/ou X, sur la période décembre 2014-février 2015 ; 8) la liste des rendez-vous entre des membres du cabinet de la ministre X, et la X et/ou X, sur la période décembre février 2015- septembre 2016 ; 9) la copie des échanges entre des membres du cabinet de la ministre X, et la X et/ou X, sur la période décembre février 2015- septembre 2016 ; 10) la liste des rendez-vous entre des membres du cabinet de la ministre X, et la X et/ou X, sur la période mai 2017 - septembre 2017 ; 11) la copie des échanges entre des membres du cabinet de la ministre X, et la X et/ou X, sur la période mai 2017 - septembre 2017 ; 12) la copie des échanges entre la X et la direction générale du travail sur la période mai 2017-septembre 2017 ; 13) la composition de l'équipe rattachée à la direction du travail ayant rédigé les ordonnances X sur la période mai 2017 -septembre 2017 ; 14) la liste des rendez-vous entre Madame X et des membres du cabinet de la ministre X, sur la période mai 2017-septembre 2017 ; 15) la copie des échanges entre Madame X et des membres du cabinet de la ministre X, sur la période mai 2017-septembre 2017. En l'absence de réponse de l'administration à la date de sa séance, la commission rappelle, à titre liminaire, qu'aux termes de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration : « Sont considérés comme documents administratifs, (…), quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d’une telle mission ». La commission précise, en suite, que le livre III du code des relations entre le public et l'administration garantit à toute personne un droit d’accès aux documents administratifs existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant, mais ne fait pas obligation aux autorités administratives de répondre aux demandes de renseignements qui leur sont adressées. Par suite, elle ne peut que se déclarer incompétente pour se prononcer sur le point 13) de la demande, qui porte en réalité sur des renseignements. En ce qui concerne les documents mentionnés aux points 4), 6), 8), 10) et 14) de la demande, la commission rappelle que les agendas personnels des représentants ou agents des autorités administratives tenus dans le cadre de leurs missions de service public revêtent le caractère de documents administratifs. Ces derniers sont communicables, en application des dispositions de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration après occultation préalable, le cas échéant, des mentions relevant des articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, et notamment de la vie privée de tiers. Elle précise, néanmoins, que le livre III du code des relations entre le public et l’administration n’a ni pour objet, ni pour effet, de contraindre l’administration à établir un document nouveau en vue de satisfaire une demande, sauf si le document, qui n'existe pas en l'état, peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant. Elle estime, en conséquence, que les listes de rendez-vous sollicitées, dont elle comprend qu'ils s'inscrivaient dans l'exercice de missions de service public des membres des cabinets ministériels concernés, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, sous réserve qu'elles puissent être obtenues par un traitement automatisé d'usage courant. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable. S'agissant des courriers et échanges mentionnés aux points 1), 2), 5), 7), 9), 11), 12) et 15) de la demande, la commission estime qu'ils sont communicables sur le fondement du droit d’accès aux documents administratifs régi par le titre III du code des relations entre le public et l’administration, dans le respect des secrets protégés par l'article L311-6 de ce code, et par suite, le cas échéant, après occultation de ces derniers ou disjonctions des documents qui en relèveraient entièrement en application des dispositions de l’article L311-7 du même code. Elle précise qu'il en va ainsi tant des courriers, que d'éventuels courriers électroniques détenus ou reçus par les agents publics sur leurs terminaux professionnels, qui constituent, ainsi qu'elle l'a rappelé dans son avis n° 20184184 du 6 décembre 2018, des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, s'ils sont en possession de l’administration et sont susceptibles de faire l’objet d’une extraction par un traitement automatisé d'usage courant. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable sur ces points de la demande. En ce qui concerne, enfin, les notes et rapports mentionnés au point 3) de la demande, la commission rappelle qu’en application des dispositions du a) du 2° de l'article L311-5 du code des relations entre le public et l'administration et du a) du 1° du I de l’article L213-2 du code du patrimoine, les documents dont la divulgation porterait atteinte au secret des délibérations du Gouvernement et des autorités responsables relevant du pouvoir exécutif ne sont pas communicables avant l’expiration d’un délai de vingt-cinq ans à compter de leur élaboration ou de la date du document le plus récent figurant dans le même dossier. Relèvent par exemple de cette catégorie, les comptes rendus du conseil des ministres, des conseils ou comités interministériels et des réunions interministérielles (CE, 10 mai 1996, Mlle X et « Mouvement de la légalisation contrôlée ») ainsi que les documents élaborés aux fins de définir la politique du Gouvernement tels qu'un rapport demandé par le Premier ministre au sujet des rémunérations annexes des fonctionnaires (CE, 2 décembre 1987, Mlle X) ou un rapport demandé par la même autorité à la mission de liaison et de prospective sur la police et la gendarmerie nationale, sur les moyens d'améliorer la complémentarité entre ces deux forces (CE, 12 octobre 1992, Association SOS Défense) ou encore des lettres de cadrage budgétaire. En revanche ne relèvent pas de cette catégorie, les documents, élaborés par une entité administrative agissant dans le cadre de ses missions, qui ne s’inscrivent pas dans le processus décisionnel du Gouvernement et ne procèdent pas d’une initiative politique de sa part. La commission qui n'a pu prendre connaissance des documents sollicités ni de la finalité en vue de laquelle ils ont été élaborés émet donc un avis favorable à leur communication, sous réserve que ces documents ne soient pas couverts par le secret des délibérations du Gouvernement et des autorités responsables relevant du pouvoir exécutif.