Avis 20191584 Séance du 31/12/2019

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 15 mars 2019, à la suite du refus opposé par le maire de L'Haÿ-les-Roses à sa demande de consultation de l'intégralité des pièces constitutives de son dossier personnel, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité. La commission comprend de la demande, que l’intéressée qui a consulté son dossier le 12 février 2019, a relevé que celui-ci était incomplet, faute de contenir deux arrêtés originaux et trois notations annuelles et que les pièces y figurant n’étaient pas correctement classées et numérotées. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de la commune de L’Haÿ-les-Roses a informé la commission, d’une part, que l’absence, dans le dossier de l’intéressée, des arrêtés n°64518 et n°63480 portant avancement d’échelon et reclassement, résultait uniquement du retard pris par ses services, ces arrêtés ayant depuis lors été communiqués au conseil de Madame X par un courrier du 28 juin 2019, d’autre part, que la direction des ressources humaines n’avait pas enregistré le retour des notations des années 2012 et 2016 et enfin, que l’entretien professionnel annuel portant sur l’année 2018, n’avait pu être réalisé en raison des absences de l’intéressée. La commission relève tout d’abord que les documents dont la consultation est demandée, sont communicables à l'intéressé en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle que l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. La commission qui a pris note de la transmission des arrêtés sollicités au conseil de Madame X, rappelle toutefois que la demande porte sur une demande de consultation sur place et invite donc l’administration à proposer au demandeur la consultation qu'elle sollicite de ces documents et des évaluations annuelles établies au titre des années 2012 et 2016, sous réserve qu’elles existent. En revanche, la commission comprend des observations de l’administration que l’entretien professionnel portant sur l’année 2018 est inexistant et ne peut que déclarer la demande de consultation sans objet sur ce point. Enfin, s’agissant des modalités selon lesquelles l’administration a établi le dossier d’un agent, notamment la numérotation des pièces qu’il contient et leur classement, la commission rappelle qu’aucune disposition du livre III du code des relations entre le public et l'administration ne lui confère compétence pour se prononcer sur ce point. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.