Avis 20190857 Séance du 27/06/2019

Monsieur X, pour X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 16 février 2019, à la suite du refus opposé par le secrétaire général de la Grande chancellerie de la Légion d'honneur à sa demande de communication des documents relatifs à la légion d’honneur, la médaille nationale du mérite et la médaille militaire : 1) par publication en ligne : a) d’un export des données de l’application CONSO, relative à la promotion des décorés des trois ordres précités, contenant au minimum le nom, les prénoms, la date, le lieu de naissance et la date et le motif de promotion des décorés ; b) du fichier réalisé en 2007 des décorés dont la mort était alors présumée ; 2) par téléchargement de l’annuaire des décorés actuellement mis à la disposition du public au musée de la légion d’honneur via une borne de consultation. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le secrétaire général de la Grande chancellerie de la Légion d'honneur a informé la commission que le fichier des décorés mentionné au point b) du 1) de la demande n’existe pas. La commission ne peut donc déclarer que sans objet la demande sur ce point. En ce qui concerne la publication en ligne des données de l’application CONSO et de l’annuaire des décorés, la commission rappelle que la loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique a inséré dans le code des relations entre le public et l'administration un article L312-1-1 ainsi rédigé : « Sous réserve des articles L311-5 et L311-6 et lorsque ces documents sont disponibles sous forme électronique, les administrations mentionnées au premier alinéa de l'article L300-2, à l'exception des personnes morales dont le nombre d'agents ou de salariés est inférieur à un seuil fixé par décret, publient en ligne les documents administratifs suivants : 1° Les documents qu'elles communiquent en application des procédures prévues au présent titre, ainsi que leurs versions mises à jour ; 2° Les documents qui figurent dans le répertoire mentionné au premier alinéa de l'article L322-6 ; 3° Les bases de données, mises à jour de façon régulière, qu'elles produisent ou qu'elles reçoivent et qui ne font pas l'objet d'une diffusion publique par ailleurs (...). ». En l'espèce la commission relève que ces application et annuaire comportent de nombreuses mentions, variant selon les récompenses, relatives au lieu de résidence ou encore à la date et au lieu de naissance, qui constituent des données à caractère personnel. Lorsqu'un document administratif comporte de telles données à caractère personnel, il doit alors, pour pouvoir être publié en ligne, satisfaire aux conditions posées au deuxième alinéa de l’article L312-1-2 du CRPA. Il résulte de ces dispositions que des documents comportant des données personnelles ne peuvent être publiés en ligne que s'ils ont fait l'objet d'un traitement permettant de les occulter, ou dans les trois hypothèses suivantes : - si une disposition législative autorise une telle publication sans anonymisation ; - si les personnes intéressées ont donné leur accord ; - si les documents figurent dans la liste prévue à l’article D312-1-3 du CRPA. La commission rappelle que par sa décision du 14 novembre 2018 Ministre de la culture c/ Société pour la protection des paysages et l’esthétique de la France n° 420055, 422500, le Conseil d’Etat a indiqué qu’il ressort de la combinaison de ces dispositions que revêt un caractère abusif la demande qui a pour objet de perturber le bon fonctionnement de l’administration sollicitée ou qui aurait pour effet de faire peser sur elle une charge disproportionnée au regard des moyens dont elle dispose. La commission relève qu’en l’espèce seule une relecture systématique permettrait une mise en ligne conforme aux dispositions précitées. Le tri dans l’application et l’annuaire des informations pouvant être diffusées équivaudrait en réalité à la confection d'une nouvelle base documentaire, qui n'existe pas et ne paraît pas pouvoir être obtenue à ce jour par un traitement automatisé d'usage courant mais seulement au prix d'efforts disproportionnés au regard des moyens dont dispose l'administration. La commission émet donc un avis défavorable à la publication en ligne et au téléchargement demandés.