Avis 20190774 Séance du 26/09/2019

Monsieur XX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 6 décembre 2018, à la suite du refus opposé par le maire de Biviers à sa demande de communication, en sa qualité de conseiller municipal, des documents suivants : 1) le courrier du 19 novembre 2013 adressé à la commune par un représentant de l'ASL X et/ou par un habitant du lotissement, cité par le maire de l'époque dans sa réponse du 18 décembre 2013 ; 2) le courrier du 8 juillet adressé à la commune par un représentant de l'ASL X et/ou par un habitant du lotissement, concernant l’intégration du chemin du Piolet dans le domaine public. En ce compris les échanges de correspondance à l’origine du courrier, ainsi que les réponses faites à la suite par la commune sur ce sujet au président et/ou aux habitants du lotissement ; 3) l'intégralité des échanges (y compris par mails) entre la commune et les représentants et/ou habitants du lotissement X, concernant l’intégration du chemin du Piolet dans le domaine public, notamment depuis 1974 et/ou depuis la création du lotissement X ; 4) l'intégralité des échanges (y compris par mails) entre la commune et les représentants et/ou habitants du lotissement X ; 5) l'intégralité des échanges (y compris par mails) entre la commune et les représentants et/ou habitants du lotissement X, concernant l’installation ou la régularisation‐amélioration de la passerelle avale sur le torrent du Piolet, notamment depuis 1990 et/ou depuis la mise en place de la passerelle avale. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. Après avoir pris connaissance des observations du maire de Biviers, la commission, en ce qui concerne le document mentionné au point 1), comprend que le courrier daté du 19 novembre 2013 mentionné par le maire de Biviers dans son envoi du 18 décembre suivant, n’existe pas et relève que cette mention erronée renvoie en réalité à un courrier du 10 novembre 2013 adressé à Monsieur X. La commission ne peut, dès lors, que déclarer la demande d’avis sans objet sur ce point. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Biviers a informé la commission qu’en dépit des recherches effectuées, le courrier du 8 juillet 1996, mentionné au point 2), n’a pu être retrouvé. La commission ne peut, dès lors que déclarer la demande sans objet à ce sujet. En revanche, en ce qui concerne les autres documents visés au point 2) de la demande ainsi que les documents mentionnés aux points 3), 4) et 5), la commission rappelle qu'aux termes de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration : « Sont considérés comme documents administratifs, au sens des titres Ier, III et IV du présent livre, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l'État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions et décisions. » La commission en déduit que les échanges entre la commune de Biviers et les représentants et/ou les habitant des lotissements X et X qui sont détenues par l'administration de la commune revêtent, au sens de ces dispositions, le caractère de document administratif. L'administration qui les détient est donc tenue de les communiquer aux personnes qui en font la demande en application de L311-1 du même code, sous réserve des dispositions de ses articles L311-5 et L311-6. La commission précise à cet égard que le 1° et le 3° de ce dernier article prévoient que ne sont communicables qu'à la personne intéressée, les documents dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, au secret médical et au secret des affaires et les documents faisant apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. A cet égard, la commission précise, s’agissant des courriers des habitants du lotissement X donnant leur accord à l’intégration du chemin du Piolet dans le domaine public, qu’ils ne sont pas de nature, en eux-mêmes, à révéler le comportement d’une personne dont la divulgation pourrait lui porter préjudice mais qu’ils comportent des mentions couvertes par le secret de la vie privée, noms, signature et mentions relatives à la propriété de leur auteurs, qu’il y a lieu d’occulter.