Conseil 20190763 Séance du 21/03/2019

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 21 mars 2019 votre demande de conseil relative au caractère communicable, au syndicat départemental d'énergie électrique de la Gironde, dans le cadre de la convention passée avec certaines communes pour les rédactions d'actes authentiques, de deux actes d’état civil : - acte de naissance de Madame X, née le 2 août 1936 ; - acte de mariage de Madame X et Monsieur X, en date du 25 juillet 1959. La commission rappelle qu’en application de l’article L211-4 du code du patrimoine, les documents qui procèdent de l’activité de l’État, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes de droit privé chargées d’une mission de service public dans le cadre de cette mission, ont le caractère d’archives publiques, dont le droit d'accès est fixé par les dispositions des articles L213-1 à L213-3 du code du patrimoine. Celles-ci prévoient, d'une part, que les documents librement communicables avant leur versement aux archives le restent, une fois ce versement intervenu, l'accès à ces archives s'exerçant dans les conditions définies pour les documents administratifs à l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, et d'autre part, que les documents susceptibles de mettre en cause des secrets de caractère individuel ou général deviennent communicables à toute personne à l'expiration d’un délai s'échelonnant entre 25 et 100 ans. Les services publics sont tenus de garantir l'accès à tout usager des archives librement communicables en application de ces dispositions. La commission rappelle que les actes d’état civil sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande dès lors qu’ils ont plus de soixante-quinze ans, conformément au e) du 4° du I de l’article L213-2 du code du patrimoine. Dans ces conditions, l’acte de naissance daté de 1936 peut être communiqué au SDEEG sans difficulté. En revanche, les actes de moins de soixante-quinze ans ne sont pas librement communicables. Ne peuvent y accéder, dans leur version intégrale, que les personnes concernées par les actes, ou les personnes tierces dûment autorisées par le ministre de la Culture dans le cadre d’une procédure d’accès anticipé par dérogation aux délais de communicabilité des archives publiques. La circonstance de l’existence d’une éventuelle convention passée avec certaines communes, convention qui n’a pas été transmise à la commission, et dont le spectre semble mal défini, est sans incidence sur la communicabilité des documents, régie par la loi. Dès lors, en ce qui concerne l’acte de mariage daté de 1959, il convient que le SDEEG présente une demande d’accès anticipé par dérogation aux délais légaux de communicabilité des archives publiques, ainsi que le prévoit l’article L213-3 du code du patrimoine.