Avis 20184935 Séance du 06/06/2019

Monsieur X et Madame X ont saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 15 octobre 2018, à la suite du refus opposé par le maire de La Ciotat à leur demande de copie des documents suivants, relatifs à l'établissement situé au X : 1) le dossier relatif à l'autorisation de travaux qui a été accordée ; 2) le dossier relatif à la l'autorisation individuelle d'urbanisme concernant, notamment, la construction d'une cheminée, qui a été refusée ; 3) le dossier de plainte transmis au procureur de la République. En l'absence de réponse du maire de la Ciotat à la date de sa séance, la commission souligne, d'une part, qu'aux termes de l'article R421-13 du code de l'urbanisme : « Les travaux exécutés sur des constructions existantes sont dispensés de toute formalité au titre du code de l'urbanisme à l'exception : (...) b) Des travaux mentionnés à l'article R421-17, qui doivent faire l'objet d'une déclaration préalable ». Au nombre de ces travaux, figurent ceux ayant pour effet de modifier l'aspect extérieur d'un bâtiment existant, à l'exception des travaux de ravalement. La commission relève qu'en application de ces dispositions, la construction d'une cheminée est soumise à déclaration préalable. La commission souligne, d'autre part, qu'aux termes de l'article L111-8 du code de la construction et de l'habitation : « Les travaux qui conduisent à la création, l'aménagement ou la modification d'un établissement recevant du public ne peuvent être exécutés qu'après autorisation délivrée par l'autorité administrative qui vérifie leur conformité aux règles prévues aux articles L111-7, L123-1 et L123-2 ». Aux termes de l'article R111-19-13 de ce code : « L'autorisation de construire, d'aménager ou de modifier un établissement recevant le public prévue à l'article L111-8 est délivrée au nom de l’État par : a) Le préfet, lorsque celui-ci est compétent pour délivrer le permis de construire ou lorsque le projet porte sur un immeuble de grande hauteur ; b) Le maire, dans les autres cas ». En l'espèce, la commission estime que les documents produits et reçus par l’administration dans le cadre de l'instruction d'une demande d'autorisation de travaux d'un établissement recevant du public, ainsi qu'en matière d’autorisations individuelles d’urbanisme, telles que les déclarations préalables, sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration et s'agissant des décisions expresses du maire en application des dispositions des articles L2121-26 du code général des collectivités territoriales. En vertu du principe de l’unité du dossier, le droit à communication s’applique à tous les documents qu’il contient, qu’ils émanent du pétitionnaire ou aient été élaborés par l’administration, sous réserve que cette communication ne porte pas atteinte à un secret protégé par les articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, et qu’ils ne revêtent plus un caractère préparatoire, soit que la décision ait été effectivement prise, soit que l'autorité compétente ait renoncé à son projet. Toutefois, en cas de décision expresses du maire, les pièces qui doivent obligatoirement être jointes au dossier en application du code de l'urbanisme sont intégralement communicables sur le fondement de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. La commission émet, sous ces réserves, un avis favorable à la communication des documents mentionnés aux points 1) et 2). Par ailleurs, s'agissant du document mentionné au point 3), la commission souligne qu'en application de l'article L480-1 du code de l'urbanisme, les infractions aux règles d'urbanisme sont constatées par tous officiers ou agents de police judiciaire ainsi que par tous les fonctionnaires et agents de l'État et des collectivités publiques commissionnés à cet effet par le maire ou le ministre chargé de l'urbanisme suivant l'autorité dont ils relèvent et assermentés. Ce même article prévoit en outre que ces procès-verbaux, qui font foi jusqu'à preuve du contraire, sont transmis sans délai au ministère public. Elle estime, dans ces conditions, que les procès-verbaux d'infraction aux règles d'urbanisme, de même que les lettres par lesquelles les autorités administratives les transmettent au procureur de la République, revêtent un caractère judiciaire et sont, comme tels, exclus du champ d'application du livre III du code des relations entre le public et l’administration. La commission ne peut, dès lors, que se déclarer incompétente pour se prononcer sur cette demande. Enfin, s'agissant des modalités de communication, la commission précise qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime cependant que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. Par ailleurs, la commission relève que si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.