Avis 20184171 Séance du 28/02/2019

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 28 août 2018, à la suite du refus opposé par le maire de Quimper à sa demande de communication des documents suivants : 1) concernant le directeur général des services de l'hôtel de ville et d'agglomération recruté en 2014 : a) les arrêtés relatifs à sa nomination, à ses primes de fonction et de résultats, ou tout document décisionnel lié à son recrutement ; b) sa fiche de poste avec ses attributions et ses missions, et tout document contractuel reprenant ses attributions et ses missions, notamment auprès du centre communal d'action sociale ; c) ses bulletins de paie, avec mention des indemnités et des défraiements liés à l'exercice de cet encadrement supérieur et des missions de conseil, entre avril 2014 et décembre 2016 ; d) les bulletins de paie, avec mention des indemnités et des défraiements, de l'agent public ayant exercé les fonctions de direction générale des services pour les périodes de février à avril 2008, et de juin à août 2014 ; e) les mandats administratifs émis par l'ordonnateur, et les pièces justificatives du versement des primes, indemnités et éléments de traitement et de remboursement de frais perçus pour les fonctions susvisées, entre avril 2014 et décembre 2016. 2) concernant le dispositif « Participation citoyenne » : a) le cahier des clauses techniques particulières, le cahier des clauses administratives particulières, le rapport de présentation du marché, l'acte d'engagement et l'offre de prix globale de l'entreprise attributaire des marchés publics pour la fourniture des panneaux d'annonce de zone « Voisins solidaires » ; b) les factures d'achat - avec la mention du coût unitaire et global - des panneaux de signalisation « Voisins solidaires » placés sur la voie publique ; c) la carte de localisation des signaux routiers « Voisins solidaires » placés sur la voie publique ; d) le tableau des plannings d'intervention sur chacun desdits sites, et l'évaluation au coût horaire chargé de l'ensemble des cotisations sociales pour les seuls agents publics ayant installé la signalisation « Voisins solidaires » ; e) le tableau des plannings avec la date et le lieu de réunion « Participation citoyenne », et l'évaluation au coût horaire chargé de l'ensemble des cotisations sociales pour les agents publics ayant accompli la formation des référents habitant la commune ; f) les requêtes auprès des services informatiques et techniques entrant dans le cadre « Participation citoyenne », ou tout document en faisant office, notamment pour la fourniture d'emails et de moyens de communication téléphonique, avec l'évaluation ad hoc du coût. Après avoir pris connaissance de la réponse du maire de Quimper à la demande qui lui a été adressée, la commission relève que les documents mentionnés au point 1), à l'exception de ceux visés par le point 1)d), ont fait l'objet d'un avis lors de sa séance du 6 juillet 2017 (avis CADA n° 20171334) à la suite duquel l'administration a informé le demandeur, par courrier en date du 25 septembre 2017, de ce que les documents sollicités lui seraient remis après règlement des frais de reproduction et d’envoi calculés sur la base d'un tarif de 15 centimes d'euros par copie de format A4. A cet égard, la commission rappelle qu’en vertu de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. La commission, qui constate que la proposition de l'administration est conforme à cette réglementation, déclare dès lors irrecevable la demande d'avis pour ce qui concerne ces documents. S'agissant des bulletins de paie mentionnés au point 1)d), la commission rappelle que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. La commission estime cependant que, si les administrés doivent pouvoir accéder à certains renseignements concernant la qualité de leur interlocuteur, la protection, par l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, de la vie privée impose que ces aménagements soient limités à ce qui est strictement nécessaire à leur information légitime. En application de ces principes, la commission estime que les bulletins de salaire sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande sous réserve toutefois de l'occultation préalable, en application des articles L311-6 et L311-7 du code des relations entre le public et l’administration, des éléments y figurant qui seraient liés, soit à la situation familiale et personnelle de l'agent en cause (supplément familial), soit à l'appréciation ou au jugement de valeur porté sur sa manière de servir (primes pour travaux supplémentaires, primes de rendement). Il en serait de même, dans le cas où la rémunération comporterait une part variable, du montant total des primes versées ou du montant total de la rémunération, dès lors que ces données, combinées avec les composantes fixes, communicables, de cette rémunération, permettraient de déduire le sens de l'appréciation ou du jugement de valeur porté sur l'agent. Sous ces réserves, la commission émet donc un avis favorable sur ce point. Le maire de Quimper a également indiqué à la commission que les documents correspondant à l'objet des points 2)a) et 2)b) ont été transmis au demandeur par courrier électronique en date du 23 juin 2018 et que les documents mentionnés aux points 2)c), 2)d) et 2)f) n'existaient pas. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d'avis sur ces cinq points. La commission estime que les documents administratifs mentionnés au point 2)e) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve que ces documents existent en l'état ou puissent être obtenus par un traitement automatisé d'usage courant. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable sur ce point et prend note que l'administration, qui n’est pas en possession de ces documents, a transmis ce point de la demande de communication, à l’autorité administrative susceptible de les détenir, en l’espèce les services de la police nationale qui sont chargés de cette information. La commission l'invite à transmettre également le présent avis à cette même autorité administrative.