Avis 20183914 Séance du 31/03/2019

Maître X, conseil de X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 6 août 2018, à la suite du refus opposé par la directrice de l'établissement public d'insertion pour l'emploi à sa demande de copie des documents relatifs à la commission consultative paritaire réunie le 4 mai 2018 réunie dans le cadre de l'examen de la situation de sa cliente : 1) l'enregistrement sonore des débats ; 2) le procès-verbal de la séance ; 3) les convocations adressées aux membres de la séance ; 4) les pièces adressées aux membres de la séance ; 5) l'avis rendu. En l'absence de réponse de l'administration, la commission estime que les documents sollicités y compris l'enregistrement sonore des débats des commissions administratives paritaires constituent des documents administratifs en application de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration qui prévoit que les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, directives, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions et décisions détenus ou produits par l'administration revêtent un tel caractère quel que soit le support utilisé pour la saisie, le stockage ou la transmission des informations qui en composent le contenu. La commission précise en outre que les documents mentionnés au point 3) sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable sur ce point. La commission rappelle enfin qu'en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, les autres documents des commissions administratives, tels que les procès-verbaux ne sont communicables qu'aux personnes intéressées, c'est-à-dire aux personnes sur la situation desquelles la commission s'est prononcée, et pour les seules informations qui les concernent, et sous réserve qu'ils aient perdu leur caractère préparatoire. Elle émet dès lors un avis favorable à la communication à X des seuls extraits de ces documents portant sur l'examen de son dossier. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.