Avis 20183707 Séance du 31/03/2019

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 24 juillet 2018, à la suite du refus opposé par le maire d'Auverse à sa demande de consultation des registres de délibérations du conseil municipal de la commune de 1850 à 1960 ainsi que les extraits de délibération sur la même période. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire d'Auverse a informé la commission que d'une part le demandeur avait eu accès à une partie des documents qu'il sollicite, en l'espèce les extraits de délibérations de 1875 à 1985 qu'il a consultés sur place les 17 avril et 28 juin 2018, et que d'autre part les registres de délibérations antérieurs à 1960 et les extraits de délibérations antérieurs à 1875 ne se trouvaient plus en mairie et que le demandeur devait se tourner vers les Archives départementales. La commission prend note que le demandeur conteste cette affirmation, estimant, après s'être rendu aux Archives départementales, que les documents n'y avaient pas été déposés. Si la communicabilité de ces documents ne pose aucune question, étant librement accessibles à quiconque en fait la demande, la commission constate que le problème porte sur leur disponibilité matérielle. L'administration considérant que les documents ne sont plus en sa possession, et le demandeur étant censé avoir déjà eu accès à une partie des pièces qu'il sollicite, la commission ne peut que déclarer sans objet la demande d'avis. Elle invite néanmoins le demandeur à se tourner vers les Archives départementales, responsables du contrôle scientifique et technique sur les archives des collectivités territoriales du département : elles effectuent à ce titre des inspections d'archives communales et sont les plus à même d'intervenir auprès de la mairie afin d'élucider le sort de ces archives. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation données à son président en vertu des articles L341-1 et R341-1-5 du code des relations entre le public et l'administration.