Conseil 20183632 Séance du 08/11/2018

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 8 novembre 2018 votre demande de conseil relative au caractère communicable des grands livres de comptes des associations recevant des subventions de la collectivité : 1) sachant que ces documents sont sollicités à titre ponctuel dans le cadre du contrôle de gestion ; 2) et le cas échéant, pour ceux que la collectivité n'a pas en sa possession, doit- elle en faire la demande auprès des associations subventionnées afin de les communiquer aux tiers demandeurs ? La commission, comme elle l'a fait dans son avis n° 20180415 du 17 mai 2018, vous rappelle qu'il résulte de l'article 10 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 que le budget et les comptes de tout organisme de droit privé ayant reçu une subvention, la convention qui doit être obligatoirement conclue lorsque la subvention dépasse 23 000 euros, et le compte rendu financier de la subvention doivent être communiqués à toute personne qui en fait la demande par l'autorité administrative ou l'organisme chargé de la gestion d'un service public industriel et commercial mentionné au premier alinéa de l'article 9-1 ayant attribué la subvention ou par les autorités administratives qui détiennent ces documents, dans les conditions prévues par le livre III du code des relations entre le public et l'administration. La commission relève que votre demande porte sur les grands livres de comptes qui vous ont été adressées par certaines associations recevant des subventions. Les grands livres de comptes, qui constituent des documents comptables distincts de ceux dont la communication est prévue par les dispositions de l'article 10 de la loi du 12 avril 2000, qui ne vise, en son septième alinéa, que les documents comptables de synthèse tels que le budget élaboré au début de l'exercice, le bilan et le compte de résultats, à l'exclusion des documents comptables détaillés, notamment le grand livre, qui permettent la confection de ces documents de synthèse, ne sont pas communicables sur le fondement de ces dispositions. Toutefois, dans la mesure où ils sont en votre possession, ils doivent être regardés comme des documents administratifs, en application des dispositions de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration, dès lors qu'ils vous ont été remis dans le cadre de vos missions de service public. Ils sont donc communicables à toute personne qui en fait la demande sur le fondement des dispositions de l'article L311-1 du même code, après occultation préalable des mentions relevant des articles L311-5 et L311-6 de ce code, tenant en particulier au secret de la vie privée tant de l'association que de ses membres. En revanche, aucune disposition légale ne vous contraint à solliciter ces documents auprès des associations qui ne vous les auraient pas transmis afin de répondre à une demande de communication.